امروزه یکی از نقاط ضعف سازمان های پروژه محور عدم مدیریت صحیح در ارتباطات پروژه می باشد.
تحقیقات نشان می دهد که بیش از 50% از زمانی که صرف مدیریت پروژه می گردد مربوط به ارتباطات درون پروژه ای می باشد.
یکی از مهمترین توانمندی های مدیران پروژه ، مدیریت ارتباطات صحیح در تمامی بخشهای پروژه می باشد.
آیا می توان با مدیریت بهتر ارتباطات در پروژه  ، به بهره وری بالاتردر طول مدت انجام یک پروژه دست یافت؟
در شرکت هایی که انجام پروژه به طور کامل یا حتی انجام بخش هایی از یک پروژه در دستور کار قرار می گیرد، مدیریت ارتباطات بین اجزاء ، افراد و شرکت های مرتبط، حائز اهمیت می باشد. در این شرایط علاوه بر شخصیت های حقیقی و حقوقی، پروژه هم یک شخصیت مستقل پیدا می کند و ارتباط تمام افراد ، بخش ها و سازمان ها با این شخصیت مستقل،اهمیت بسیاری دارد. اساساً در این سیستم، تمامی تعاملات و ارتباطات یک پروژه(باویژگیهای کاملاً مشخص وتعریف شده)قابل ثبت و پیگیری خواهد بود.
مجموعه این اطلاعات وقتی که در کنار اطلاعات پرسنل یک سازمان و تعاملات آن ها با مشتریان و ارتباطات با مشتریان قرار می گیرد این امکان را به مدیریت می دهد تا در هر پروژه به مجموعه ای ازتحلیل های اثربخش دست یافته و در نهایت با تکیه بر مستندات بتواند تصمیم های درست در جهت  کاهش هزینه یا افزایش بهره وری را اتخاذ نمایید .
مزیت های استفاده از این نرم افزار در سازمان شما :
 
· کاهش هزینه های پروژه
· سرعت در ارتباطات پروژه
· دقت در انتقال اطلاعات یبن عوامل پروژه
· مستند سازی کلیه ارتباطات هر پروژه

 

در زیر ویژگی های بخش هایی از این نرم افزار را بررسی می نماییم:

 

ویژگی ها

 
تعریف پروژه ها

فیلد های زیر برای ثبت هر پروژه قابل تعریف هستند:
1.کد پروژه
2.عنوان پروژه
3.وضعیت پروژه (شروع نشده، در حال انجام، تمام شده و ....) (قابل تعریف توسط کاربر)
4.نوع پروژه (ساختمانی، راه سازی ، سد سازی و...) (قابل تعریف توسط کاربر)
5.نوع ساختمان (قابل تعریف توسط کاربر)
6.نوع سقف(قابل تعریف توسط کاربر)
7.مکان انجام پروژه (کشور، استان، شهر، منطقه)
8.فیلدهای ارتباطی پروژه (با قابلیت تعریف به هر تعداد نامحدود ) شامل :تلفن    فکس و ...
9. اهداف پروژه
10.میزان اعتبار
11.حجم بتون ریزی
12.درصد پیشرفت (نمایش به شکل نموداری )
13. رتبه بندی دستی
14.نحوه آشنایی
15.گروه بندی
16.تاریخ شروع
17.تاریخ پایان پروژه
18.تاریخ تحویل
19.تعداد فاز پروژه
20.تعداد واحد های پروژه
21.توضیحات پروژه
22.نوع خدمات و محصولات مورد نیاز پروژه
23.خدمات و محصولات قابل پیشنهاد به پروژه
24.تعریف کارشناس ویژه پروژه
25.تعریف ریسکهای پروژه
26.قابلیت ضمیمه فایل به پروژه

تعریف نقش های هر پروژه

    پرسنل خاص پروژه
    کارفرما
    پیمانکار
    مشاورین
    آزمایشگاه
    سهامداران
    و یا هر نقش دیگری که توسط کاربر تعریف شده باشد.

 

 

تعریف اشخاص،  ورود مشخصات کلیه اشخاص حقیقی دخیل در پروژه

کد شخص : به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و البته قابل ویرایش توسط کاربر می‌باشد.
·   پیشوند (دکتر، مهندس،...)
·   نام و نام خانوادگی
·   کلیه اطلاعات تماسی به تعداد نامحدود اعم از تلفن و فکس ، موبایل، ایمیل، وب سایت، آدرس
·   روانشناسی شخص
·   کشور، استان، شهر، منطقه
·   شماره شناسنامه
·   کدملی
·   وضعیت تاهل
·   تاریخ تولد
·    تاریخ ازدواج
·   تصویر شخص
·   نوع فعالیت: شامل کلیه فعالیت‌های اقتصادی انجام شده توسط وی
·   رشته تحصیلی
·    مدرک تحصیلی
·   درآمد
·   میزان اعتبار
·   تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی اشخاص راحت‌تر انجام خواهد گرفت)
·   زبان‌های خارجه همراه با سطح هر یک
·   رنگ مورد علاقه
·   گواهینامه‌ها
·   نحوه آشنایی
·   تعیین اولویت : اشخاصی که میزان ارتباط با آن‌ها بیشتر است را در اولویت بالاتر قرار دهیم
·   گروه‌بندي اشخاص به صورت شاخه‌ای و nسطحی
·   رده‌بندي اشخاص در قالب رتبه‌بندی دستی، تاریخ شروع و پایان این رتبه‌بندی
·   تعیین فعال یا غیر‌فعال بودن
·   تعیین کارشناس یا کارشناسان مرتبط با این شخص
·  تعیین نقش‌های مختلف برای شخص

تعریف اشخاص حقوقی

ورود مشخصات شخصیت‌های حقوقی (شرکتهاو سازمانها با نقش های پیمانکار ، کارفرما ، مشاور ، ناظر و ....) 
·   کد: به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و البته قابل ویرایش توسط کاربر می‌باشد.
·   نام شرکت
·   نوع شرکت (سهامی خاص، سهامی عام، دولتی، خصوصی...)
·   برند
·   کد اقتصادی
·   درآمد
·   میزان اعتبار
·   شماره ثبت
·   سال تاسیس و یا تاریخ دقیق تاسیس
·   تعداد کارکنان
·   تصویر آرم شرکت
·   کلیه اطلاعات تماسی به تعداد نامحدود اعم از تلفن و فکس (شامل کد کشور، کد شهر، شماره تلفن، داخلی)، موبایل، ایمیل، وب سایت، آدرس همراه با امکان ثبت آدرس بر روی Google map
·   کشور، استان، شهر، منطقه
·   نحوه آشنایی
·   نوع فعالیت: شامل کلیه فعالیت‌های اقتصادی انجام شده توسط شرکت
·   وضعیت مالکیت: استیجاری، سرقفلی...
·   گواهینامه ها
·   گروه‌بندي شرکت‌ها به صورت شاخه‌ای و nسطحی
·   رده‌بندي شرکت‌ها در قالب رتبه‌بندی دستی
·   تعیین رنگ به شکل دستی (که یافتن و دسته‌بندی شرکت‌ها راحت‌تر انجام خواهد گرفت.)
·   تعیین اولویت : شرکت‌هایی که میزان ارتباط با آن‌ها بیشتر است را در اولویت بالاتر قرار می دهیم
·   تعیین فعال یا غیر فعال بودن.
·   تعیین کارشناس یا کارشناسان مرتبط با این مشتری
·   تعیین نقش‌های مختلف برای شرکت.

تعریف ارتباطات پروژه

ثبت ارتباطات در هر پروژه می تواند مدیریت کارها و عوامل پروژه را با دقت و سرعت بیشتر میسر نماید . کلیه افراد  مرتبط با سازمان که دسترسی برای ورود به برنامه را دارند می بایست هر گونه ارتباط خود را ثبت و ذخیره نمایند .
1.  موضوع ارتباط
2.  ثبت شخص برقرار کننده ارتباط
3.  ثبت انواع روشهای ارتباطی
4.  ثبت زمان ارتباط (تاریخ و ساعت ارتباط)
5.  ثبت کالا یا خدمت متناسب با ارتباط برقرار شده به تعداد نامحدود و توضیحات ارایه شده
6.  ثبت نتایج حاصل شده در ارتباطات هر پروژه
7.  ثبت اثر ارتباط
8.  امکان attachفايل ارتباطی در هر ارتباط در پروژه
9.  توضیحات کلی این ارتباط
با کلیک راست بر روی نقش های هر پروژه امکان تعریف ارتباطات در قبال آن پروژه را خواهید داشت.

تعریف وظایف در قبال پروژه

به همین ترتیب امکان ثبت وظیفه در قبال نقش های موجود برای هر پروژه وجود دارد.
هر یک از کاربران سیستم به محض ورود، کلیه کارهای خود را در کارتابل روزانه مشاهده می‌کنند. تمامی وظایف هر شخصی در دسته‌های مختلفی قابل نمایش است: وظایف امروز، وظایف آتی، وظایف سر‌رسیده انجام نشده، وظایف تکمیل شده ، وظایف ارجاع شده به کاربر و وظایف ارجاع داده به دیگر کاربران
جهت تعریف وظیفه روزانه کاربر مربوط به هر پروژه فیلدهای زیر پر می شوند:
1.  کد (به صورت اتوماتیک ثبت میگردد)
2.  عنوان وظیفه
3.  نوع وظیفه
4.  وضعیت وظیفه
5.  اولویت وظیفه (بالا، متوسط، پایین)
·شخص مرتبط (شخصی که بایستی با وی تماس حاصل شود)
· عنوان پروژه ای که این وظیفه مربوط به آن می باشد
· زمان شروع (تاریخ و ساعت)
· زمان ارجاع  (تاریخ و ساعت)
· زمان سررسید (تاریخ و ساعت) که بایستی وظیه در آن زمان انجام شود.
· زمان یادآوری  (تاریخ و ساعت)
· نام شخص ارجاع دهنده کار
· نام شخص مسئول انجام کار که وظیفه به وی ارجاع داده شده است.
· درصد تکمیل
· زمان تکمیل
· نتیجه وظیفه
· توضیحات
· تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی وظایف راحت‌تر انجام خواهد گرفت)
· تعیین اولویت (به طور مثال در وظایف با اولویت بالا تعدادی از وظایف بایستی ابتدا انجام گیرند.)
· امکان نمایش وظایف در قالب نمودار گانت چارت

آلارم بر روي اطلاعات جمع آوري شده

مشخصاتي که نرم افزار بر روي آن‌ها آلارم ميدهد و مي توان با توجه به آن مجددا با عوامل پروژه ارتباط  برقرار نمود:
1.  در هنگام ارجاع یک وظیفه به یک کاربر
2.  در هنگام تکمیل شدن وظایف ارجاعی که به ارجاع دهنده آلارم داده می شود
3.  در صورت عدم تکمیل یک وظیفه ارجاع شده در زمان سررسید که به ارجاع دهنده و ارجاع شونده آلارم داده می شود
4.  تاریخ یادآوری وظایف
5.  تاريخ تاسيس شرکت
6.  تاريخ اتمام قرارداد
7.  تاریخ سررسید اقساط
8.  تاریخ سررسید چک ها
9.  ...
که این تاریخ‌ها می‌توانند با استفاده از ارسال‌های گروهی نرم افزار و متون پيش فرض به افراد و شرکت‌ها اطلاع رسانی شوند.

تعریف فاکتور و پیش فاکتور در قبال پروژه

 

1.  با تعریف فاکتور و پیش فاکتور در قبال هر پروژه ، میزان تراکنش مالی با یک پروژه مشخص خواهد شد.
 

پیش فاکتور شامل

1.ثبت شماره پیش فاکتور
2.ثبت تاریخ صدور پیش فاکتور
3.ثبت تاریخ پایان اعتبار پیش فاکتور
4.عنوان پیش فاکتور (پیش فاکتور فروش، درخواست خرید کالا، سفارش کالا ....)
5.قالب (فرمت چاپی مورد استفاده)
6.شخص صادر کننده
7.عنوان پروژه ای که این هزینه  می خواهد در آن انجام شود.
8.میزان تخفیف (مبلغ یا درصدی از قیمت)
9.مالیات بر ارزش افزوده
10.لیست کالاهای ارائه شده
11.ثبت نحوه پرداخت توافق شده شامل نقد، چک، اقساط، POS
12. امکان چاپ پیش فاکتور با فرمت مناسب انتخاب شده
13.قابلیت تبدیل پیش فاکتور به فاکتور
14.قابلیت ایجاد فرمت های مختلف چاپی برای پیش فاکتور

 

فاکتور شامل

1.  ثبت شماره فاکتور
2.  ثبت شماره پیش فاکتور مبدل شده به فاکتور
3.  ثبت تاریخ صدور فاکتور
4.  عنوان فاکتور (فاکتور فروش، صورتحساب فروش کالا ....)
5.  قالب (فرمت چاپی مورد استفاده)
6.  شخص صادر کننده
7.  عنوان پروژه ای که این هزینه  در آن انجام شده است .
8.  میزان تخفیف (مبلغ یا درصدی از قیمت)
9.  مالیات بر ارزش افزوده
10. شماره بارنامه
11. شماره خروج
12. لیست کالاهای ارائه شده (نام کالا، تعداد کالا، قیمت فروش، شماره سریال، بارکد، زمان تحویل، زمان شروع گارانتی، زمان پایان گارانتی، میزان تخفیف بر اساس درصد یا مبلغ)
13.ثبت نحوه پرداخت شامل نقد، چک، اقساط،
14.امکان چاپ فاکتور با فرمت مناسب انتخاب شده
15.امکان تعریف فرمت های چاپی مختلف برای فاکتور

تعریف کاربران


هر یک از اشخاص و شرکتها (پرسنل شرکت، پیمانکاران ، مشاوران ، ناظران  و....) که قصد استفاده از نرم افزار را داشته باشند با سطح دسترسی تعیین شده می‌توانند از بخش‌های مختلف نرم افزار استفاده کنند. تنها کافی است نام کاربری، رمز عبور و الگوی دسترسی ایشان تعریف شود.
دو نوع سطح دسترسی در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان طلوع قابل تعریف می باشد:

 - سطح دسترسی به فرم ها :
در سطح دسترسی به فرم ها ، برای هر الگوی دسترسی و در نتیجه برای کلیه کاربران عضو در این الگو ، نحوه دسترسی به این فرم تعیین می شود. این دسترسی ها شامل :
. دسترسی به ورود رکورد جدید
. دسترسی به ویرایش رکود های قبلی
. دسترسی به حذف منطقی
. دسترسی به حذف فیزیکی
. دسترسی به گزارشها
. دسترسی به آمار
. دسترسی به تعیین کارشناس مربوطه
. دسترسی به ارسال ها
. دسترسی به خروجی های Excel  و  word
. دسترسی به چاپ
. دسترسی به غیر فعال سازی رکوردها
  - سطح دسترسی به رکوردها:
. در صورتی که دسترسی بر مبنای کارشناس مربوطه باشد، در این صورت کاربر فقط به رکوردهایی دسترسی دارد که این کاربر به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشد.
. در صورتی که دسترسی بر مبنای الگوی مربوطه باشد ، در این صورت کاربر به کلیه رکورد هایی دسترسی دارد که این کاربر ، به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشند.

 

گزارشات

نرم افزار مديريت ارتباطات پروژه طلوع، امکان تهيه گزارش بر حسب تمامي پارامترهاي ورودي را دارد.انواع گزارشات در موجودیت های مختلف قابل تعریف و دسترسی هستند.این گزارشات در قالب گزارشات داده ای و یا نموداری در اختیار کاربران قرار می گیرند.هر گزارش دارای یک فرم گزارش است ، که کاربر می تواند با تعریف شرایط و فیلترینگ های مورد نظر خود،گزارش مورد نیاز را بگیرد.
نمونه گزارشات آماده در این سیستم :
. گزارشات مربوط به شرکتها
. گزارشات مربوط به اشخاص
. گزارشات مربوط به ارتباطات
. گزارشات مربوط به پیش فاکتور
. گزارشات مربوط به وظایف
. گزارشات مربوط به تاریخچه رکوردها

 

داشبورد

داشبورد این سیستم دارای قابلیت های زیر می باشد:
. قابلیت چینش بلاک ها توسط هر کاربر
. قابلیت تعریف سطح دسترسی بلاک ها برای هر الگوی دسترسی
. قابلیت باز کردن و یا بستن بلاک ها
. قابلیت ایجاد بلاک های گرافیکی از بخش گزارشات
. قابلیت بروز رسانی بلاک ها
. قابلیت نمایش بلاک ها از یک ستون تا چهارستون در صفحه
. قابلیت تعریف یادداشت روزانه برای هر کاربر
. قابلیت دسترسی به تقویم و ماشین حساب

ارسال SMSبه يك يا گروهي از مخاطبان و پیگیری آن ها

 

 

1. برای ارسال SMSبه نام مخاطبان گروه مدنظر خود و قالب پیام را انتخاب و نسبت به ارسال اقدام نمایید
بعد از ارسال SMS‌ها ارتباطی به صورت اتوماتیک برای این شخص/شرکت ثبت می‌گردد. جهت ارسال SMSمی توان از accountسایت‌های سرویس دهنده استفاده نمود

 

  "به مشتری خدمت کن"....  به همين سادگی

 

 
تعداد بازدید 8105

نظرات کاربران

احمد 1395/2/9 13:03:00

با سلام آیا من می توانم برای مدیریت یک پروژه ساختمانی در تاسیس یک کارخانه سیمان از این نرم افزار استفاده کنم

مدیر سایت 1395/2/19 15:56:48

ا سلام جناب آقای احمد ضمن تشکر از کامنت شما این نرم افزار می تواند برای مدیریت ارتباطات پروژه شما مورد استفاده قرار گیرد همچنین می تواند فرآیند های درون سازمانی و برون سازمانی مرتبط با پروژه شما را هم مدیریت نماید جهت دریافت اطلاعات تکمیلی با ما تماس بگیرید ممنون

ارسال نظر



تهران - خیابان انقلاب -روبروی پیچ شمیران - جنب دانشگاه آزاد واحد تهران مرکز - ساختمان تنکابن - پلاک 352 - طبقه 6 - واحد 31
تلفن: +98 21 77513268 -77512236 -77613815 -09197371329
طراحی و تولید: ایده پرداز طلوع