7 گام براي پياده سازي مديريت دانش در سازمان شما

مديريت دانش مجموعه اي از تجارب كسب و كار و به كارگيري تكنولوژي است كه در هر زماني به شركت براي سازماندهي و مديريت بهتر دارايي هاي عقلايي شان كمك مي كند.ايجاد بلوك هايي براي مديريت دانش سازمان قبلا شبيه برنامه هاي دسترسي به اطلاعات بود.اين برنامه ها مجموعه اي از اطلاعات را به خوبي تعريف مي كردند. مانند صفحات گسترده يا مستندات فني و يك انبار سازماندهي شده ايجاد مي كردند كه كاربران را قادر به دسترسي و جستجوي محتواهاي خاص مي كرد.
شركتهايي كه مي خواهند متنوع تر عمل كنند و دانش ديناميك را در اختيار داشته باشند بايد هزينه هاي آنرا نيز بپردازند..سازمانها نياز دارند كه فقط به مسئله كسب و كار براي شروع متدولوژيهاي مديريت دانش در فعاليتهاي مستقيم شان و ارزش سازمان ، توجه كنند.براي مثال ، شركت echo.inc يك شركت سازنده تجهيزات صحرايي در زوريخ است .مسله اي كه داشت كمبود كارمندان بود كه باعث برانگيختن توسعه مديريت دانش شد.مدارس فني اكثر دروس فني را حذف كرده بودند كه مورد نياز اين شركت بود ، لذا اين شركت تصميم گرفت كه از تكنيكهاي حل مساله در دفتر مركزي استفاده كند. و به سمت توسعه سيستم مديريت دانش براي افزايش يادگيري سازماني و توسعه سريعتر و كارآتر تجارب قبلي حركت كرد.

اهداف كسب و كار ، مديريت دانش را شكل مي دهند.
لازم است كه سازماتنها پروژه هاي مديريت دانش را با اهداف كسب و كار هماهنگ كنند.dave ledet مدير يادگيري مشترك در شركت Amoco corp، دريافت كه اگر اهداف كسب و كار به طور واضح بيان نشوند ، تلاشهاي مديريت دانش نتيجه نخواهد د اشت. او عنوان مي كند كه :" روندها فقط فعاليتهايي تحميلي بر افراد به دلايل آشكار نيست".او بخشهايي كه بايد بر روي آنها تمركز كرد را ليست مي كند كه شامل: اهداف مالي، كيفيت ، رضايت مشتري و نوآوري مي شد.
دليل ديگر براي تمركز بر تلاشهاي مديريت دانش تنظيمك اهداف روشن است كه موفق ترين پروژه هاي مديريت دانش به اين تريتي شروع شده اند.روش ايده آل اينست كه فرآيندها و تغييرات فرهنگي –نه صرفا نرم افزاري- در مقياس كوچك تست شده و سپس تصفيه شوند و از تكنيكها براي مسايل كسب و كار در عرض سازمان استفاده كنند.
گام 2:آماده سازي براي تغيير

مفهوم كليدي:مديريت دانش بيشتر از يك تكنولوژي نرم افزاري است.به عبارتي شامل تغييرات فرهنگي در روش درك دانش توسعه يافته است.اجراي موفق مديريت دانش نيازمند ايجاد فرهنگ مناسب تسهيم دانش در سازمان
مسئله عمومي براي انجام پروژه هاي مديريت دانش قرار دادن تكنولوژي در راس توانايي هاي افراد براي استفاده مناسب است.تام داونپورت معتقد است كه: " دو سوم تلاشهاي مديريت دانش نيازمند تمركز بر مسايل غير فني است:
"اگر شما بيشتر از يك سوم وقتتان را بر روي تكنولوژيهاي مديريت دانش صرف كنيد ، شما محتوا ، فرهنگ سازماني و نگرشهاي انگيزشي كه سيستم مديريت دانش را مفيد مي سازند ، نفي كرده ايد".
اخبار خوب براي بيشتر كارگران دانش اينست كه اگر نيازمند زمان هستيد ، شروع به كسب ، مديريت و تسهيم دانش بكنيد.كارلا دل از موسسه مركز كيفيت و بهرهو وري آمريكا(APQC) به ماهيت انساني اعتبار بيشتري مي دهد:
"ما معتقديم كه بيشتر افراد تمايل طبيعي به يادگيري ، تسهيم و ايجاد چيزهاي بهتر دارند.اين ماهيت طبيعي به وسيله مسايل فرهنگي ، ساختاري، و لجستيكي مطرح مي شود.
تغيير به فرهنگ تسهيم دانش
يكي از موانع فرهنگي معمول در تسهيم دانش براي شركتها و سازمانها در پاداش عملكردي افراد است. Anne stuart در مجله CIOمي نويسد:"مديريت دانش اثربخش نيازمند ايجاد فرهنگ همكاري و حمايتي و حذف رقابت سنتي است.براي برخي از كارمندان ، يادگيري بسياري از دانشها دردآور است.برخي نيز از آن به عنوان حقيقت آشكار قديمي ياد مي كنند كه "دانش قدرت است".كه به معني "قوي ماندن" است.
ايجاد فرهنگ همكاري ممكن است نيازمند طراحي مجدد ارزشهاي سازماني و مشوقهاي تشويق مشاركت براي رسيدن به اهداف سازماني باشد.مديران نياز دارند تا عملكرد را بر مبناي تلاشهاي كاركنان شركت رتبه بندي كنند.تغييرات فرهنگي نياز به زمان طولاني دارند.سازمانها انتظار دارند كه در پروژه مديريت دانش مشاركت كنند و سيستم مديريت دانش را حفظ كرده و در يادگيري سازماني و در نهايي كردن كارآيي آن تلاش و سرمايه گذاري كنند. از طرفي كاركناني كه در پروژه مديريت دانش وقت مي گذارند نياز به هدايت و كمك دارند.
حمايت مديران عالي عامل كليدي است.
تغييرات در فرهنگ سارمان ، رفتار و فرآيندها معمولا به وسيله مديريت دانش به وجود مي آيبد. رهبران سازمان متعهد به تلاش هستند.داونپورت مي نويسد : "كه پروژه مديريت دانش بدون حمايت مديريت عالي شكست خواهد خورد".



گام 3:ايجاد تيم

مفهوم كليدي: همه اعضاي تيم با رهبر تيم شناخته شده اند و مهارتهاي ميان بخشي براي اجرا موفق مديريت دانش دارند.


بعد از آنكه مشكل مشخص شد و هدف كسب و كار در اجراي مديريت دانش روشن شد، سازمانها مي توانند انواع دانش كارمندان به منظور حل مسئله را تعيين كنند.سئوالاتي مانند:"چه كسي در شركت داراي دانش خاصي است؟"،"چطور آنها كار مي كنند؟"،"چه كس ديگري به آن دانش نياز دارد؟،"چطور ممكن است افرادي كه به آن نياز دارند ، طبقه بندي شوند؟، مطرح مي شود كه بايد به آنها پاسخ داده شود.علاوه بر اين ، متخصصاني در سازمان وجود دارند كه قبلا در جستجو و پاسخ به اين سئوالات مهارت داشتند.
ايجاد و شروع يك سيستم مديريت دانش نيازمند رنج وسيعي از مهارتها در يك تيم متمركز است.همه اعضاي تيم مديريت دانش به وسيله اهداف مشخص شده پروژه و اهداف شركت منسجم مي شوند اما مهارتهاي اعضاي آن متنوع است.
همانطور كه قبلا بيان شد،حمايت مديريت عالي يكي از عوامل اساسي موفقيت در اجراي پروژه مديريت دانش است.عامل كليدي ديگر رهبري قوي تيم پروژه است.پروژه هاي مديريت دانش دربرگيرنده رنج وسيعي از مرزهاي سازماني است.بنابراين رهبر تيم مديريت دانش نيازي به مهارتهاي مديريت پروژه نخواهد داشت بلكه نيازمند دانش وسيعي از سازمان و مهارتهاي افراد خبره است.همچنين Dan holsthouse مدير استراتژي كسب و كار شركت زيراكس بر ارتباط بين مديريت دانش و كارگران دانش تاكيد مي كند.:"دانش به طور گسترده اي درباره افراد و كارشان است.(مديريت دانش)تكنولوژي بايد در شروع براي حمايت از كار همراه با دانش طراحي شود."
حضور اعضاي IS همچنين براي عضويت در تيم مديريت دانش الزامي است.آنها سيستمهاي موجود را درك مي كنند و زيرساختارهاي فني سيستم مديريت دانش را سفارشي مي كنند.

گام4:انجام مميزي دانش
مفهوم كليدي: مميزي دانش منابع مورد نياز دانش را براي حل مسائل كسب و كار شناسايي مي كند.از اينرو سازماندهي دانش به وسيله توسعه طبقاتي شروع مي شود كه منعكس كننده چگونگي كاركرد سازمان است.مميزي
مميزي دانش با كاركردن با كاركنان براي مشخص كردن دانش مورد نياز براي حل مسئله كسب و كار شروع مي شود.كه در گام 1 شناسايي شده اند.در اينجا ، برخي متخصصان دانش فرآيندي را پيشنهاد مي كنند كه طولاني است.تجربه ما نشان مي دهد كه ضرورتي براي طي مسير طولاني وجود ندارد. در واقع ، مميزي دانش بهره ور ، نيازمند تمركز بر پاسخگويي به سئوالات زير است:"به منظور حل مسائل به چه دانشي نياز داريم؟چه كسي دانش را از دست مي دهد چه كسي در اختيار دارد و چه كسب از ان استفاده مي كند؟"
مميزي با شكستن اطلاعات به دو طبقه شروع مي شود:در حال حاضر چه دانشي وجود دارد و چه دانشي از دست رفته است.مكان يا منبع اطلاعات از دست رفته شناسايي مي شود و به اطلاعات مرتبط ساختار دهي مي شود.در نتيجه مميزي دانش ، تيم مديريت دانش اطلاعات ضروري براي طراحي سيستم مديريت دانش را به دست مي آورند.
شناسايي دانش از دست رفته
يكي از اشتباهاتي كه مميزي دانش را محدود مي كند، فهرست كردن داراييهاي اطلاعاتي واضح موجود و يا اطلاعاتي است كه مستند بوده و قابل انتقال هستند(مانند گزارشات تحقيقاتي، و پروپوزال فروش).يقينا، تيمهاي مديريت دانش نياز دارند تا منابع صريح موجود را مشخص كنند و آنها را به طور اثربخش تر طبقه بندي كنند. ، اما بايد منابع اعضايي كه ممكن است از دست بروند ، را شناسايي كنند همانند :اخبار خاص صنعت كه براي تحليل رقابتي مورد نياز است.
علاوه بر كسب دارايي هاي اطلاعاتي صريح ، سييستمهاي مديريت دانش بايد به كسب دانش ضمن ساختار بدهند.دانش ضمني مهارتهاي افراد و تجارب آنها هستند و اغلب كليدي ترين راه حل اثربخش براي بسياري از مسايل حياتي كسب و كار هستند.مثالهايي از دانش ضمني شامل اطلاعات باارزش درباره يك گزارش كه نويسنده مي داند ولي مستند نشده است.دانش ضمني معمولا در جواب سئوالاتي مانند زير پيدا مي شود:"چرا گزارش نوشته شده است؟""كجا نتايج استفاده مي شود؟"،"پيامدهاي گزارش چيست؟" و "چه كسي محتواي گزارش را درك مي كند؟".
دو روش براي افزايش انتقال دانش ضمني وجود دارد. يكي از اين راهها ايجاد دانش ضمني قابل دستيابي به وسيله كسب متاداده –داده درباره دارايي دانش ضمني- است.از خبرگان پرسيده مي شود كه اغلب با چه سئوالاتي در حين انجام وظايفشان از سوي ديگران روبرو مي شوند ، مي تواند روشي براي شناسايي دانش ضمني باشد.
روش ديگر براي افزايش انتقال دانش ضمني ايجاد روشهاي ارتباطي آسانتر با خبرگان و شناسايي آنها است.روشهاي شناسايي خبرگان به وسيله تكنيكهاي مديريت دانش شامل ايجاد پايگاه داده مهارتها، جوامع تمريني مجازي و شبكه هاي دانش و انبارهاي قابل جستجوي رزومه افراد يا پروفايل مهارتهاي آنها امكان پذير است.
سازماندهي دانش
نقشه هاي دانش به كاربران تصويري بزرگ از سرمايه هاي عقلايي يك سازمان مي دهند.آنها به افراد اجزائ ارتباط با منابع وسيع كه ميتواند اطلاعات مورد نياز انها را تامين كند ، مي دهند.روشهاي بسياري براي سازماندهي دانش وجود دارد كه برخي از بقيه اثربخش تر هستند
رايج ترين و در عين حال اثربخش ترين روش براي نقشه كشي دانش در محيط سازمان سازماندهي دانش بر مبناي سيستمهاي فيزيكي است جايي كه اطلاعات قرار مي گيرند.اين وراي فضاي فايل و فهرستي است كه در سطح بالاتر در پايگاه داده ، مديريت فايل ، سيستمهاي مديريت اسناد ، سيستمهاي گروههاي الكترونيكي و ديگران نشان داده مي شود .اين طبقه بندي به كارگران دانش در يافتن دانش كمك مي كند براي اينكه آنها مكان دانش مورد نياز خود را مي يابند.
براي كسانيكه با معماري IT ناآشنا هستند يا معماري IT در سازمان را ياد نگرفته اند، سازمان كيفي دارايي هاي دانش مفيد تر از سازمان فهرست فايلي است.سازمان كيفي به كارگران دانش در جستجوي سريعتر اطلاعاتي كه در جستجوي آْن هستند ،كمك مي كند.روشهاي كيفي مناسب براي سازماندهي دارايي هاي دانش سازمان مي تواند به روش فرآيندگرا يا كاركردگرا يا مفهومي طبقه بندي شود.طبقه بندي فرايندها در مدل عمومي براي درك مشتريان و بازارها براي مديريت افراد و منابع استفاده مي شود.
مدلهاي كاركردي كه بر مبناي ساختار سازماني هستند ، معمولا در شركتها وجود دارند اما بايد به سمت كار بهتر به عنوان "بايگاني اطلاعات"حركت كنند.آنها معمولا براي تسهيم اطلاعات در عرض كاركردها اثربخش نيستند.
مدل هاي مفهومي اغلب مفيدترين روش براي طبقه بندي هستند اما براي ساخت دهي و نگهداري دچار مشكل هستند.مدلهاي مفهومي اطلاعات را بر مبناي موضوع همچون پروپوزالها ، مشتريان يا كارمندان سازماندهي مي كنند.اين بخشهاي عمومي حاوي اطلاعات توليد شده به وسيله بخشهاي متفاوت و در عرض كاركردهايي هستند كه به انتقال دارايي هاي دانش در عرض سازمان كمك مي كند.
در عمل ، بهترين سيستم براي كمك به كاربر نهايي سيستمي است كه به سرعت بر اساس ترجيحات كاربر جستجو كند و اطلاعات مورد نياز را به دست آورد.براي مثال ، هر كاربري ممكن است در جستجوي اطلاعات جديد باشد و سپس آنها را در سرور جديد ذخيره كند.در اين مورد ، سيستم طبقه بندي به كاربر در يافتن اطلاعات مطلوب كمك مي كند.
به هر حال ، اگر شخصي در جستجوي اطلاعاتي درباره مشتري خاصي باشد ، سيستم طبقه بندي فيزيكي ارزش كمتري را پيشنهاد خواهد كرد براي اينكه دانش درباره مشتري در سيستمهاي اطلاعاتي فيزيكي توزيع شده است.در اين مورد ، بهترين سيستم طبقه بندي نقشه دانش مفهومي است كه شامل طبقات مشتري است.
بدون در نظر گرفتن اينكه سازمان چطور دانش را براي سازماندهي انتخاب مي كند ، نقشه هاي دانش به كاربران در تسهيم دانش كمك مي كنند و جستجوي سيستم درباره دانش را تسهيل مي كنند.
گام 5:تعريف ويژگيهاي كليدي
مفهوم كليدي: ايجاد چك ليستي از ويژگيهاي كليدي كه اطمينان بدهد تكنولوژي مديريت دانش كه كسب مي شود ، به حل مسائل كسب و كار با ارتقا زيرساختارها كمك مي كند
اگر چه سيستمهاي مديريت دانش انفرادي به اندازه هر سازماني متفاوت هستند اما ويژگيهاي اساسي مشتركي دارند.كه مي تواند شامل موارد زير باشد: باز بودن سيستم، قابل سنجش بودن، قابل سفارشي بودن، امنيت.
باز و توزريعي
سيستم هاي باز به كاربران اطمينان مي دهند كه اطلاعاتي كه آنها نياز دارند در هر زماني در هر مكاني در دسترس هستند.با توجه به استانداردهاي صنعت ، رنجي از HTML و TCP.IP تا ODBC، به سازمان اطمينان مي دهند كه تكنولوژيهاي جديد به سرعت اجرايي مي شوند و براي آينده قابل سفارشي شدن هستند.
بيشتر پروژه هاي مديريت دانش نياز به اجزاي توزيعي سيستمهايشان دارند.اين اجزا ممكن است در عرض سرورها در يك سايت براي افزايش سرعت سيستم باشند و يا اجزا مي توانند از لحاظ جغرافيايي در سازمانهاي جهاني توزيع شده باشند.توانايي سيستم مديريت دانش براي اداره چنين توزيعهايي به اندازه شركت و رشد سيستم مهم است.
قابل سنجش بودن
بيشترين شاخص محسوس سيستمهاي مديريت دانش در مشاركت و يا دسترسي به دانش است.اين شاخص رهنمودي را براي ارزش سنجي محتواي اطلاعات و مناسب بودن براي سازمان پيشنهاد مي كند.آنها براي راهنمايي مديريت براي سنجش اثربخشي سيستم طراحي شده اند.و ممكن است براي سياستهاي طراحي شده براي تشويق تسهيم دانش در اين سيستم مفيد باشند.ديگر شاخص محسوس در سيستم مديريت دانش گلوگاههاي سيستم توزيعي است.گلوگاه در نتيجه نرم افزار و سخت افزار ناكافي به وجود مي آيند. اين شاخص ها به IS در رفع اين گلوگاهها كمك مي كنند.زمانيكه راهكارهاي بالقوه را براي مديريت دانش بررسي مي كنيم، ممكن است كه راه حل انتخابي ابزار و قابليتهاي آن براي گزارشگيري و سنجش عملكرد كاركنان باشد.
قابل سفارشي بودن
سيستم مديريت دانش بايد منعكس كننده فرآيندها ، افراد و محصولات منحصر بفرد سازمان باشد.اين نيازمند قابل سفارشي بودن بسياري از جنبه هاي سيستم ، از نقشه هاي دانش تا متاداده است.جنبه ديگر قابل سفارشي بودن واسط كاربر است . كه بهتر است تركيبي از واسطهاي كاربر سيستمهاي فعلي همانند اينترانت سازمان باشد.
امنيت
مسايل امنيتي در سيستمهاي مديريت دانش بيشتر روند فرهنگي دارند تا فني..سازمانها اغلب سئوال درباره مفروضاتي درباره اينكه "چرا اطلاعات بايد قابل دستيابي باشد" دارند.
در سطح فني ، سيستم مديريت دانش بايد مدلهاي امنيتي برنامه هاي فعلي سازمان را داشته باشد جايي كه از تكرار اطلاعات جلوگيري مي شود.
گام6:ايجاد بلوك هايي از مديريت دانش
مفهوم كليدي: مديريت دانش با استفاده از مفهوم مرحله اي پياده مي شود. هر مرحله يا فازي بيان كننده بخش خاصي از راه حل مديريت دانش است كه بنياني براي مرحله بعدي خواهد بود.
سيستم مديريت دانش يك سازمان مجموعه اي از فناوريهاي اطلاعات است كه براي تسهيل جمع آوري ، سازماندهي ، و توزيع دانش بين كاركنان استفاده مي شود.پروژه هاي مديريت دانش موفق از "ايجاد بلوكهاي فني" استفاده مي كنند.
جستجوي در فراسطح-جستجو در عرض انبارهاي موجود
انسجام منابع قابل جستجوي اطلاعات موجود شامل سيستمهاي مديريت اسناد، پايگاههاي داده و حتي اينترنت ،گام بزرگي در يكسان سازي دسترسي به دانش است و مي تواند به آساني با استفاده از جستجوكننده فرا سطح پياده شود.يك جستجوگر ، پرس و جوها را به مجموعه وسيعي از منابع قابل جستجو توزيع مي كند و مجموعه اي از نتايج منسجم را براي كاربر نهايي بر مي گرداند.
به وسيله انبارهاي رابط مشخص شده در مكانهاي جغرافيايي يا منطقي ، جستجوگر مي تواند بهره وري كاربر را به وسيله كاهش مقدار زمان مورد نياز براي يافتن اطلاعات مرتبط بهبود دهد.
كاوش دانش
برخي كاربران از كلمات كليدي ساده براي جستوجو و دسترسي به اطلاعات استفاده مي كنند در حاليكه ديگران منابع هدف را مي خواهند.به همان اندازه كه منابع دانش افزايش مي يابد، كاربر نهايي ممكن است با حجم وسيعي از نتايج نهايي روبرو شود.بسياري از كاربران قبلا تجارب مشابهي در هنگام جستجو ي اينترنتي داشتند.آنها اغلب با هزاران يا دهها هزار نتيجه روبرو مي شدند.
بهترين راه براي حل اين مسايل طبقه بندي دارايي هاي دانش براي قادر سازي خوشه بندي نتايج جستجو به وسيله طبقات نقشه هاي دانش است.
انبار دانش
هدف انبار دانش ايجاد انباري قابل اطمينان و قابل اتكا است كه متاداده ، محتواها و متن ها مي توانند در آن ذخيره شوند.به واسطه فراهم آوردن انبار متا داده و ايمن ، انبار دانش وراي ظرفيت يك فايل ايندكس ساده است.يك انبار دانش زيرساختاري را براي كاربران براي دسترسي سهل تر به دانش ذخيره شده سازمان در شكل مستندات موجود يا داده فعلي فراهم مي كند. و مكاني مركزي براي دهها هزار فرم دانش بالقوه در سازمان است.از طريق اين فرمها كاربران متاداده را عرضه مي كنند و به طور اختياري مي توانند مستندات را به آن بچسبانند.
كسب دانش ضمني
كسب و مديريت دانش ضمني نيازمند بيشتر از يك انبار قابل اتكا است.سيستم مديريت دانش با توانايي ايجاد متاداده سفارشي درباره دارايي هاي ضمني منبعي مهم در اين زمينه محسوب مي شود.علاوه بر اين بايد سيستم به كاربران اجازه دانش بارزش خود را حتي زمانيكه آنها مشاركت زيادي ندارند ، بدهد .
نقشه كشي دانش
با افزايش سرعت و صحت بازيابي اطلاعات ، سيستم مديريت دانش با دارايي هاي دانش و با طبقات آن مرتبط مي شود. اين طبقات به وسيله مدير اجرايي ، كاربر نهايي و يا ويرايشگر محتوا انجام مي شوند.سيستم مديريت دانش بايد در طبقه بنيد آن مشاركت كند و انعطاف پذيري كافي در محيط منحصربفرد سازمان داشته باشد.
گام7:برقراي ارتباط بين افراد و دانش
مفهوم كليدي: حتي اگر سيستم مديريت دانش به خوبي پياده شود زماني اثربخش خواهد بود كه بتواند بين پايگاه داده ، خبرگان و جويندگان دانش و كارگران دانش ارتباطات راحت بهتر و كارآتر برقرار كند.
دايركتوري دانش
پيداكردن اينكه"چه كسي چه چيزي مي داند"در يك سازمان هميشه فرآيندي وقت گير بوده است.نياز به خبرگان يك موضوع و مبحث چيز جديدي نيست هر چند بسياري از سازمانها از "پايگاه داده مهارتها" براي حل اين مساله كمك مي گيرند.پايگاه داده مهارتها وابسته به كاربر نهايي است كه پروفايل خود را به روز مي كند كه شامل تغيير كفايت ها و كاركردهاي شغلي است.مدير پايگاه داده بايد به طور مستمر آن را به روز كند كه شامل كاركنان جديد و كاركنان فعلي مي باشد.
دايركتوري دانش كاركنان را قادر به مشخص كردن مكان خبرگان براي تسهيم دانش ضمني مي كند. اين دايركتوري شبيه پايگاه داده مهارتها نيست در اينجا بعد از اينكه كاربر مشخص شد مهارتهاي او جستجو مي شود و دايركتوري ليستي از خبرگان مرتبط با موضوع و اطلاعات تماس شان را براي مشاركت در تسهيم دانش صريح بر مي گرداند در حاليكه يك دايركتوري دانش بايد به صورت دستي به روز شود ولي بايد روشي براي اصلاح نتايج به دست آمده ارايه بدهد. بنابراين جنبه كليدي دايركتوري دانش توانايي براي قوانين تعريف شده توسط كارير است (مثلا :"هميشه باب اسميت بالاترين خبره در مديريت شبكه است").
مديريت محتوا
مديريت محتوا اطمينان مي دهد كه اطلاعات صحيح ، مفيد ، و طبقه بندي شده هستند و براي جستجو و پيدا كردن كاربر راحت و آسان هستند.حفظط و نگهداري محتوا ، اغلب آزاردهنده است ولي براي موفقيت حياتي است.ويرايش محتوا ضرورتا شغلي تمام وقت نيست .بسياري از تلاشها در مديريت دانش شكست مي خورند براي اينكه ويرايشگران محتوا زمان كافي براي ويرايش محتواها ندارند.
تكنولوژي از مديران محتوا حاميت مي كند و زمان مورد نياز براي مديريت محتوا را كاهش مي دهد.ويژگي مهم براي مديريت محتوا توانايي اضافه كردن و اصلاح متاداده ، و تغيير اطلاعات سازمان است.
جنبه ديگر مديريت محتوا شامل اداره كردن موارد خاص ن همچون كاركناني كه شركت را ترك مي كنند ، است.مديران محتوا نياز دارند تا قادر باشند به پرسنل براي برقراي تماس مستقيم با خبرگان اطمينان خاطر دهند.
نتيجه گيري
اجراي سيستم مديريت دانش ترس كمي ندارد ولي به هر حال ريسك آن را مي تواند با پياده سازي مرحله اي كاهش داد.تعهد مديران عالي سازمان نسبت به آن الزامي است و آنان بايد نقش مهمي در تعيين اهداف سازماني و شناسايي مسائل كسب و كار كه بايد به وسيله مديريت دانش حل شوند ، داشته باشند.هر سازماني بايد اهداف خود را تعريف كرده و و در مرد افراد و زمان انجام آن تعهد داشته باشد تا مديريت دانش بتواند اجرايي شود.
در حاليكه مميزي دانش فرآيندي كليدي براي طراحي سيستمهاي پيچيده است ، همچنين مي تواند دامي باشد كه قبل از نهايي شدن راه حل وجود داشه باشد.پروژه هاي مديريت دانش اغلب در تلاش هستند تا در بيشتر از يك گام اجرايي شوند.به واسطخ استفاده از راهكارهاي ساده ، همچون جستجوگرها و انبارهاي اطلاعاتي متمركز برخي از مسايل اساسي به سرعت در طي مميزي دانش مشخص مي شود و مديريت دانش مي تواند به سرعت موفقيتها را با اعتماد به مشاركت كنندگان به دست آورد.
تكنولوژي نقش مهمي را در تواناسازي فرآيندها و متدولوژيهاي مديريت دانش ايفا مي كند.برنامه هاي بسته اي (پكيج) مي توانند سيستم سفارشي شده اي را بدون نياز به برنامه نويسي سفارشي براي تواناسازي وظايف اساسي همچون خبرگان يك موضوع ، در اختيار سازمان قرار دهد.در نهايت سيستمهاي مديريت دانش بايد باز ، ايمن و قابل سنجش باشند.