این روزها بحث سیستم های نرم افزاری در خیلی از شرکت ها مطرح است و بسیاری از شرکت ها به دلیل تعدد سیستم های نرم افزاریشان که سبب ایجاد جزیره ای از نرم افزارها شده است به دنبال نرم افزارهای یکپارچه که مجموعه سیستم هایشان را دربربگیرد هستند.

علاوه بر این خیلی از سازمان ها نیز به دلیل فقیر بودن مقولات آی تی و نرم افزار نیاز به سیستم های نرم افزاری را به طور جد احساس کرده اند. البته در این میان خیلی اوقات سازمان ها به دلیل عقب نماندن از قافله به دنبال سیستم های جدید هستند.

اما خنده دار اینجا است که نگاه بسیاری از این سازمان ها به خرید نرم افزار بسیار عوامانه است. این مساله را در خیلی از جاها دیده ایم که شرکتی مثلا سی آر ام می خواهد و اصلا نمی داند چه باید بکند و یا حداکثر با یک مشاوری تماس گرفته و در همان مکالمه تلفنی از او جواب می خواهد.
این در حالی است که امروزه به کار گیری نرم افزارهای یکپارچه مثل ERP یا CRM پروسه های متعددی داشته که خرید لایسنس شاید ساده ترین فرآیند آن از لحاظ هزینه و زمان باشد.

برای به کارگیری چنین ابزارهایی در درجه اول سازمان می بایست احتیاجات (Requirement) خود را در آن حوزه مشخص کند که این احتیاجات خود شامل احتیاجات فنی و کارکردی است (Functional Requirement and technical Requirement) . بعد از مشخص کردن احتیاجات خود می بایست RFP برای خود تهیه نماید. هم اکنون خیلی از شرکت های دنیا فقط کارشان نوشتن RFP برای خرید سیستم هایی مثل ERP یا CRM در سازمان ها است. بعد از آماده شدن RFP و انتشار و ارسال آن برای شرکت های علاقه مند و دریافت Proposal شرکت­ های مختلف می بایست این پیشنهادات بررسی شود. همین بررسی پیشنهادات و انتخاب فروشنده مناسب ( Vendor Selection ) خودش یک پروژه قابل توجه و کاملا تخصصی است که بسیاری از شرکت ها کارشان این است.

در این قسمت شرکت هایی وجود دارند که کارشان انتشار گزارش های کاملا تخصصی در مورد محصولات نرم افزاری مختلف است که از جنبه های مختلف این محصولات را مقایسه می کنند. مثلا در این میان شاید بتوان از موسسه گارتنر نام برد که کارش انتشار این جنس گزارش است. مثلا می آید در صنایع معدنی محصولات اوراکل، SAP و هزاران شرکت دیگر را از جنبه های مختلف با هم مقایسه می کند و به شما کمک می کند که با توجه به احتیاجات خود کدام محصول را خریداری کنید.
تازه همه این ها فقط منجر به شناسایی محصول شده است و تازه محصول خریداری شده است. حالا باید این محصول پیاده سازی شود که قسمت عمده ماجرا در اینجا رخ می دهد.

در این قسمت شرکت می بایست فرآیندهای خود را ( که البته قبلا در فاز شناسایی احتیاجات بررسی کرده است) شناسایی کند و شکاف (Gap) فرآیندهای خود را با آنچه در نرم افزار آمده است را مشخص کرده و یا فرآیندها را استاندارد کند و یا اینکه نرم افزار را با نیاز خود سفارشی (Customize) نماید.

این مرحله که مهمترین قسمت پیاده سازی نام دارد به Config کردن موسوم است که شاید بیشترین هزینه و زمان پروژه نیاز در این قسمت باشد.

پرتگاه بسیاری از پروژه ها ERP یا CRM نیز در واقع در این قسمت است که سبب شکست پروژه خواهند شد.