بهره وری در واحدهای صنعتی

بهره وری به معنای بكارگیری و تركیب موثر منابع موجود در سازمان است

مقدمه

آنچه در سازمانها مزیت رقابتی ایـــجاد می كند، بهره وری به معنای بكارگیری و تركیب موثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره وری همانند سایر مولفه ها و فرآیندهای نرم افزاری سازمانی از الزامات كار سازمانی است كه در ذات و خمیرمایــه بهره وری بهبود نهفتـــه است و مشروعیت بهره وری در بهبود و اصلاح آن است. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری موجب مــــی گردد كه بهره وری به صورت یك فرآیند دائمی ارتقا یابد و مسیر بهره وری مشخص و بسترسازیهای لازم صورت گیرد. حركت بهره وری لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادی شدن امر بهبود در نظامهای مختلف سازمانی منجر خواهد شد.

در این مقاله به برخی راهكارهای عملی استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری اشاره خواهد شد كه بیشتر مبتنی بر تجارب نگارنده در یكی از سازمانهای بزرگ صنعتی است.

فرآیند چرخه مدیریت بهبود بهره وری

چرخه مدیریت بهبود بهره وری فرآیندی است كه طی آن بین مجموعه عوامل تولید بهترین تركیب حاصل و متناسب با شرایط درون و برون سازمانی در بهره وری تغییراتی حاصل می گردد. چرخه مدیریــــت بهبود بهره وری را می توان به مراحل زیرخلاصه كرد:

1 - مرحله اندازه گیری بهره وری:

برای شناخت وضعیت موجود بایستی ابتدا نوع شاخصهای مناسب اندازه گیری در هر زمینه و در سطوح سازمانی، بخشی و ملی مشخص و تعریف شوند و برای كمیت هریك از شاخصــها و جنبه های كیفی آنها در حد لازم هدفهای مربوط تعریف و مورد توافق قرار گیرند.

2 - مرحله ارزیابی و تحلیل بهره وری:

در این مرحله با تحلیل و ارزیابی شاخصهای اندازه گیری بهره وری و تعیین نقاط قوت و ضعف آن، شرایط برای بهبود وضعیت موجود براساس چرخه بهره وری فراهم می شود(1). در تحلیل و ارزیابی فرهنگ بهره وری بسیاری از ریشه های عقب ماندگی بهره وری سازمانها مشخص و می توان از دل تحلیلها به راهكارهای عملی نیز دست یافت.

3 - برنامه ریزی بهبود بهره وری:

الف - سازوكار طراحی مطلوب: در این مرحله، برای بهبود بهره وری لازم است به صورت دائمی وضعیتهای مطلوبی طراحی كرد. بهبود بـــــهره‌ وری بدون نگریستن به وضعیتهای آرمانی امكان پذیر نیست. ضروری است كه پیوسته به شكل فرآیندی روی وضعیت مطلوب كار كرد.

ب - مرحله فرهنگ سازی: چرخه بهبود بهـــره‌وری در سازمان یك حركت جمعی و سازمانی است كه همه افراد سازمان در رده های مختلف بایستی درگیر آن شوند. بنابراین، فرهنگ سازی و تبدیل آن به صورت یك فرهنگ سازمانی كمك زیادی به استقرار و نهادی شدن آن می كند. باآموزش و اطــــــلاع رسانی می توان امكان پذیرش بهبود مستمر توسط كاركنان سازمان را فراهم ساخت.

ایجاد فرهنگ كار محوری لازمه بهبود است. در فرهنگ كارمحوری تاكید اصلی برروی موفقیتها و دستاوردهای موجود در كار است. این امر دلیل وجود و بقای سازمان است و هیچ چیز نمی تواند در این هدف بزرگ مداخله كند(2).

ج - مرحله عاطفی كردن بهبود بهره وری: برای بهره وری در سازمان ابتدا باید آن را شناخت. كاركنان سازمان بایستی علاقـه مند به بهبود بهره وری باشند و آن را دوست داشته باشند. به عبارت دیگر، بهره وری بایستی باعواطف و احساسات كاركنان عجین گردد و به نتایج آن ایمان آورند.

استقـــرار دائمی چرخه بهبود بهره وری بدون عاطفی كردن آن در سازمان موقتی و مقطعی خواهد بود. اساساً ارتباط عاطفی با بهره وری به این دلیل است كه به حسن نیت منتهی می شود و این موضوع باعث خواهد شد كه كاركنان بهترین تلاش خود را به كار ببندند و از جان مایه بگذارند(3).

د - مرحله ساختارسازی: در این مرحله بایستی كانال های حركت فردی و جمعی در سازمان تعریف شوند و اینكه كاركنان چگونه میزان بهره وری را بالا ببرند، نیاز به بسترسازی دارد. بنابراین، در این مرحله بایستی مسیر فعالیتهای افراد سازمان مشخص و تعریف شده باشد.

ه‌- مرحله عمل: بهره وری، عمل به فرهنگهای ایجادشده مطلوب سازمانی است. در مرحله عمل، كاركنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموریت خود بایستی دست به كار شوند و در جهت بهبود بهره وری دست به فعالیتهای فكری و جسمی بزنند.

و - مرحله بازنگری: آنچه به چرخه مدیریت بهبود بهره وری مشروعیت می دهد بازنگری است. با بازنگری، مجموعه فعالیتهای انجام شده در سازمان در فرآینــــد چرخه بهبود بهره وری می توان بهبود مستمر بهره وری را تضمین كرد.

سازوكارهای عملی

در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری راهكارهای مختلفی وجود دارد كه به بعضی از آنها كه در عمل تجربــــه شده در زیر اشاره می شود:

1 - نهادی كردن بهره وری در اندیشه:

زیربنای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری این است كه كاركنان یك سازمان تولید فكر كنند. كمبود سازمانها در مقوله بهره وری ، پول، تجهیزات، مواد و امكانات مادی نیست بلكه كمبود اصلی تولید فكر است. سازمانهای موفق و بهره ور علاوه بر نظم بوروكراتیك، تدابیر خاصی برای استفاده از كلیه ظرفیتهای فكری و عملی كاركنان خود اتخاذ كرده اند. علی رغم اینكه اصولاً فعالیت دانشگران و كاركنان علمی و فكری فرمول پذیر نیست سازمانهای پیشرو در بهره وری به تدریج به مكانیسم و شیوه های رهبری و زمینه های مناسب فرهنگی برای هم‌افزایی تلاشها و اندیشه های كاركنان علمی دست یافته اند و موفق شده اند از افكار و ابتكارات و دانش آفرینی سازمانها و توسعه فكری این كاركنان بهره بیشتری ببرند. مدیریت موثر نیروی كار دانشگر و دانشمند نیازمند تدابیری است كه حاصل آن توسعه كیفی و كمی ظرفیت دانش اندوزی، استفاده كارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است(4).

در صورت مدیریت برفكر و دانش كاركنان سازمان، بهره وری در اندیشه حاصل خواهد شد. مدیریت بردانش و اندیشه عبارت از مدیریت دانش سازمان كه می تواند گستره ای از ویژگیهای عملكرد سازمانی را بهبود بخشد. فكر و دانش عاملی بنیادی است كه كاربرد موفق آن، سازمانها را یاری می كند تا خدمات و كالاهایی بدیع ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه های مختلف فرایندهای سازمانی بهترین عملكردها، جلب اعتماد مشتری، نظامهای اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را دربر می گیرد(5). به طور كلی بهره وری در اندیشه با مكانیســــم‌ های زیر به استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره وری كمك می كند:

! نظام پیشنهادات فكرآفرین؛! نظامQ.C كارآفرین؛ ! نظامT.Q.M بهره ور.

2 - نهادی كردن صرفه جویی در كل سازمان:

یكی از روشهای استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره وری این است كه صرفه جویی در همه سازمان به عنوان یك اصل مورد توجه قرار گیرد. دستیابی به بهره وری مستمر از طریق صرفه جویی، باشعار حاصل نمی شود بلكه در این راستا بایستی ساختارهای مناسبی طراحی كرد. معمولاً صرفه جویی از طریق دو مكانیسم ساختـــارسازی و تشویق در سازمان نهادی می شود.

روشهای تجربه شده برای نهادی كردن صرفه جویی در یكی از سازمانهای بزرگ صنعتی را می توان به صورت زیر خلاصه كرد:

ساختاری كردن صرفه جویی در مصرف انرژی از طریق دخیل كردن میزان مصرف در پاداش تولید؛

برقراری رابطه بین خوب مصرف كردن و پاداش؛

برقراری رابطه بین كیفیت استفاده از مواد و پاداش؛

پرداخت مستقیم مبلغی از صرفه جویی های انجام شده انرژی به كاركنان؛

تشویق كتبی كاركنانی كه ستاره صرفه جویی هستند.

برای استقرار چرخه بهبود مستمر بـــــهره‌وری از طریق صرفه جویی لازم است زمینه برای ساختارسازی فراهم شود.

3 - طراحی نظامهای بهره ور:

برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری در كنار كارهای فرهنگی و فرهنگ سازی باید ساختارهای مناسب و علمی طراحی و اجرا كرد. بعضاً مشاهده می شود كه در سازمانها افراد زیادی هستند كه داوطلب تولید بهره وری هستند ولی ساختار مناسبی وجود ندارد كه از فكر، توان، استعداد و دلسوزی آنها به شكل معقول و منطقی استفاده شود. براین اساس، سازمانها بایستی به فكر طراحی ساز و كارهای بهره ور باشند.

به طور كلی دونوع از ساختارهای بهره ور كه در عمل در یكی از سازمانهای صنعتی تجربه شده را می توان به شرح زیر بیان كرد:

1- طراحی نظام نگهداری و تعمیرات فراگیر(T.P.M)

نظامTPM یكی از ساختارهایی است كه در سازمانهای تولیدی و صنعتی بهره وری را در عمل ارتقا می دهد. هدف از به كارگیری فرایند TPM عبارت از توانمندساختن همه كاركنان جهت به حداكثررساندن كارآیی عملیات نگهداری و تعمیرات بهره ور جامع است. استفاده از این نـظام، كانونی را فراهم می آورد تا مشاركت كنندگان یا اعضاء بتوانند توانمندیها، قابلیتها، دانش و تجربه خویش را ابــرازكنند. از طریق نت بهره ور جامع، همه می كوشند تا سازمانشان بهترین سازمان در زمینه خود باشد. این به نوبه خود موجب رشد تولید، ارتقای كیفیت برای مشتری و هزینه كمتر برای تولیدكننده می گردد(6). به طور كلی TPM به طرق زیر به استقرار چرخـــه بهبـود بهره وری كمك می كند:

-به حداكثررساندن میزان اثربخشی تجهیزات؛

- ایجاد یك سیستم كارآیی نگهداری و تعمیرات؛

- ایجاد فرصت و شرایط مناسب برای همكاری كلیه بخشهای بهره برداری(7).

2- پیاده سازی نظام مدیریت كیفیت فراگیر(TQM)

نظامTQM یك ساختار بهره ور است و این به خاطر این است كه در مدیریت كیفیت فراگیر به‌جای اینكه مسئولیت افزایش كیفیـــت و بهره وری فقط به دوش یك واحد خاصی در سازمان باشد برعهده مدیران ارشد سازمان قرار می گیرد. مدیریت كیفیت فراگیر فقط به محصول برنمی گردد و یك دیدگاه جامع نسبت به سازمان و محصول دارد و تمام فعالیتها و فرآیندها و جزئیات كار را در بردارد. به طور كلی پیاده سازی نظامTQM در ابعاد زیر به‌استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره وری كمك می كند:

-خوشحال كردن مشتری؛

- منطقی ساختن قیمتها؛

- مشاركت همگانی؛

- سازگاری با محصولات؛

- استقرار استراتژی بهبود دائمی(8).

4 - استقرار نظام تحقیقات بهره وری:

بهبود بهره وری بدون تحقیقات اصلاً معنی ندارد. برای استقرار چرخه بهبود بهره وری لازم است ذهنیت و مولفه های درگیر بهره وری دائماً مورد تحقیق علمی قرار گرفته و راهكارهای علمی به كار گرفته شود. بااستقرار نظام تحقیقات بهره وری اهداف زیر تحقق می یابد:

- محصولات جدیدی برای واحدهای تولیدی طراحی می شود؛

- كیفیت تولیدات ارتقا می یابد؛

- هزینه های تولید با نوآوری به شدت كاهش می یابد؛

- مصرف انرژی بهینه می شود؛

- ضایعات تولیدی كاهش می یابد(9).

هر مرحله از چرخه بهبود بهره وری نیازمند تحقیق است؛ در مرحله اندازه گیری بهره وری نیاز به تدوین شاخص و ابزار اندازه گیری است كه در این راستا با درنظرگرفتن شرایط، محیط، نیاز مشتریان و تحولات دائماً بایستی شاخصهای جدید طراحی گردند كه این امر از طریق تحقیق حاصل می شود.

تحلیل وضعیت بهره وری از تحقیق تفكیك ناپذیر است. هرنوع تحلیل و بررسی نیازمند كارهای تحقیقی جامعی است كه بتوان برمبنای نتایج تصمیم گیری عقلایی انجام داد.

برای تدوین برنامه بهبود بهره وری نیاز است كه مولفه های تاثیرگذار و مولفه های كلیدی شناسایی و از آنها استفاده گردد كه این امر باز با تحقیق و پژوهش حاصل می گردد.

پس از اجرای برنامه های بهبود از طریق كارهای تحقیقی می توان از تجارب و نتایج به دست آمده در روند بهبود آینده استفاده كرد. بنابراین، بهبود بهره وری بدون تحقیق كار سخت و مشكلی خواهد بود.

5 - توسعه منابع انسانی:

توسعه منابع انسانی در هر كار سازمانی كارساز خواهد بود. زمانی كه كاركنان سازمان از بالندگی لازم برخوردار باشند، بهره وری بهبود می یابد. در فرآیند توسعه منابع انسانی، كاركنان سازمان به مجموعه ای از كیفیتها مجهز می شوند كه این كیفیتها موجب جامع نگری و تعادل می گردد. یكی از شاخصهای انسان توسعه یافته سازمانی، بهره ور عمل كردن آنهاست و این بدین معنا است كه توسعه یافتگی در تخصصی عمل كردن نیست بلكه در این است كه فرد از تخصص خود به شكل بهره ور در سازمان استفاده كند.

بهره ور عمل كردن امر اكتسابی است یعنی كاركنان یك سازمان بایستی یاد بگیرند كه چگونه عمل كنند كه بهره ور باشد. به طور كلی، توسعه منابع انسانی از طرق زیر به استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری كمك می كند:

كاركنان با فلســـفه و ماموریت سازمان آشنا می شوند؛

كاركنان با كمی كردن كار آشنا خواهند شد؛

شیوه حل مسئله را یاد می گیرند؛

كاربرد تكنیك های بهره ور را می آموزند؛

از فناوری اطلاعات در بهبود بهره وری كمك می گیرند.

6 - استقرار نظام مدیریت عملكرد:

مدیریت عملكرد با نگرش جامع به عملكرد بهره وری سازمان همواره تصویر روشنی از بهره وری سازمان به دست می دهد.

زمانی كه بر فرآیند و عملكرد سازمان مدیریت شود بهره وری و بهینه سازی آن تضمین می گردد. به طور كلی استقرار مدیریت عملكرد در ابعاد زیر به بهبود چرخه مدیریت بهره وری كمك خواهد كرد:

- در منابع انسانــی اصلاحات و بهبود ایجاد می كنند؛

- اهداف فردی و اهداف بهره وری سازمانی را یكی می كنند؛

- زمینه اصلاحات ساختار در بهره وری را فراهم می سازند؛

- فرآیند مسئله یابی مناسب در بهره وری در سازمان حاكم می شود؛

- از طریق تفاوت قائل شدن به افراد بهره ور و غیربهره ور انگیزه تولید می كند؛

- در بهره وری سازمانی ایجاد سینرژی می كند؛

- باورهای جدید نسبت به بهره وری سازمانی مطرح می سازد.

نتیجه گیری

استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری نیازمند عزم جدی بوده و در این راستا بایستی سازوكارهای عملیاتی طراحی كرد و آنها را به كار گرفت. قبل از طراحی سازوكارها، آسیب شناسی وضعیت بهره وری سازمانها، موجب می شود كه سازوكارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمانها طراحی گردد و برای بهبود بهره وری در سازمانها می توان از راهكارهای عملی تجربه شده نظیر نهادی كردن بهره وری در اندیشه، نهادی كردن صرفه جویی، طراحی ساختارهای بهره ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره وری و استقرار مدیریت عملكرد كمك گرفت.

منابع و ماخذ

1 - هشتمیـــن همایش ملی بهره وری، افزایش بهره وری گامهای كوتاه اما استوار، مجله تدبیر، شماره 112، تیرماه 80، ص 85.

2 - بابك، علوی، ارزشهای فرهنگی و جهت گیری‌های كاركنان، مجله تدبیر، شماره 118، آذرماه 80، ص 61.

3 - هال پی گریگرسون و جی استیوارت بلاك، حضور رهبران در عرصه های جهانی، ترجمه صابر مقدمی. مجله تدبیر، شماره 116، سال 80، ص 28.

4 - علیرضا، فریدونیان و لیلا یوسفی، راهبری و مدیریت نیروهای دانشگر، مجله تدبیر، شماره 119، دی ماه 80، ص 22.

5 - مهرداد، آذری، مدیریت دانش، عملكردها و چالشها، مجله تدبیر، شماره 114، مهر 80، ص 47.

6 - دیوید، هاچینز، نت بهره ور جامع، جزوه منتشر نشده، شركت فولاد مباركه، آموزش و توسعه منابع انسانی، ص 3.

7 - ایرج، سلطانی، بنیادهای مشاركت در نظام مدیریت و تصمیم گیری، مجله تدبیر، شماره 107، آبان 79، ص 31.

8 - ایرج، سلطانی، دستاوردهای فرهنگی مدیریت كیفیت فراگیر، مجله تدبیر، شماره 112، خرداد 80، ص 51.

9 - الهیار، داغبندان، منوچهر، صوفی، ارزیابی عملكرد واحدهای تحقیق و توسعه در چارچوب اهداف استقرار آنها در بخش صنعت، مجموعـــه مقالات سومین همایش بین المللی مراكز تحقیق و توسعه صنایع و معادن، 1380، ص 281.