نیازهای اجتناب ناپذیر مدیریت ارتباطات در پروژه


وقتی صحبت از اهمیت ارتباطات و انتشار اطلاعات در مدیریت پروژه می شود، مدیران پروژه می توانند سر خود را بالا گرفته و بگویند  که مدیریت پروژه چنان اهمیتی به این مبحث داده است که در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK^® یک حوزه دانش از ۹ حوزه دانش مدیریت پروژه به آن اختصاص داده شده است  و روز به روز که سپری می شود تاکید بر این مقوله دو چندان.

با تایید این صحبت فخر فروشی اما یک نکته در این باب به چشم می خورد. وقتی نگاهی دقیق به وضعیت حوزه دانش مدیریت ارتباطات در پروژه های کشور می اندازیم می بینیم که برداشت اکثر تیمهای مدیریت پروژه از این حوزه به چگونگی گزارش دهی اعم از زمان و الگوی گزارش به تیم مدیریت پروژه و کارفرما محدود می شود. علیرغم تایید اهمیت این نکته که باید به طور مناسب و شفاف در طرح مدیریت ارتباطات گنجانده شود اما باید عرض کنم این همه حوزه دانش ارتباطات در مدیریت پروژه نیست. اجازه بدهید با بیان یک سری شرایط مسئله را بیان کنم.

تصور کنید پروژه ای با وسعت جغرافیایی زیاد در سطح کشور در جریان است و بر اساس طرح مدیریت ارتباطات پروژه تیم ها در هر منطقه جغرافیایی باید در انتهای هر هفته گزارش خود را بر اساس الگوی مشخص شده ارائه دهند. حال فرض کنید یکی از تیمهای پروژه متوجه می شود که یکی از مدیران کارفرما به دلیلی با فردی جایگزین شده که سابقه استفاده و رضایت از محصولات شرکت رقیب را دارد. یک ریسک را پیش بینی می کند. آیا برای اطلاع رسانی این موضوع بسیار با اهمیت باید تا زمان ارائه گزارش بعدی صبر کرد؟ یا اینکه باید سریع به مدیر پروژه تلفن کنید؟ حالا اگر قرار باشد تیمهای مختلف موارد با اهمیت در حوزه جغرافیایی خود را به این شکل شفاهی به مدیر پروژه اعلام کنند آیا می توان مطمئن بود ایشان همه اطلاعات را به درستی دریافت و در هر زمان که نیاز باشد بازیابی می کند و به مدیران سازمان انتقال می دهد؟

در برهه از زمان پروژه به دلیل شرایط پروژه، تیم مدیریت پروژه  تشخیص می دهد که نیاز است تیم ها به جای هر هفته، هر روز یا شاید روزی سه بار گزارش وضعیت پروژه را ارائه دهند(باور بفرمایید بعضی وقتهای لازم می شود). مسلما این نوع گزارش ها نمی تواند بسیار رسمی و مطابق الگوهای جاری در پروژه ها باشند. معمولا این گزارشها هی پی در پی در حد جملاتی مانند “قسمت فلان آماده شد”، “میزان خطاهای کمی افزایش یافته است”، ” بیست نفر از تیم کارشناسان کارفرما آموزش دیدند” و …، می باشد. برای این شرایط چه راه حلی های وجود دارد؟

در یک منطقه مشکلی پیش می آید که برای بر رفع آن نیاز به تبادل اطلاعات و همفکری با دیگر تیم ها می باشد. آیا برگزاری جلسه راه حل مورد نظر شما می باشد؟ اگر تعداد این مشکلات و همفکری ها زیاد باشد و با توجه به گستردگی جغرافیایی این کار در حد غیر ممکن است. اما بدون این همفکری هم که پروژه در وضعیت خطر خواهد بود!

همین میزان تصور کافی است. حالا به نظر شما راه حل این نیازها چیست؟ آیا محدود کردن طرح مدیریت ارتباطات به شرایط و نظام گزارش های رسمی، تمام حوزه مدیریت ارتباطی پروژه است؟

راه حل را باید در مفاهیمی مانند بلاگ پروژه، شبکه های اجتماعی،مایکروبلاگینگ و فروم ها جستجو کرد. ابزارهایی که با درنوردیدن فواصل جغرافیایی و زمانی تیم های پروژه را قادر می سازد که در اسرع وقت تیم مدیریت پروژه از وقوع هر اتفاقی با خبر کنند. این اطلاع رسانی در عین سرعت، مستند شده و امکان اشتراک گزاری بین افراد مختلف و جستجوی سریع در هر زمان را دارند. می توان با استفاده از این مفاهیم هر ساعت گزارش پروژه را به تیم مدیریت پروژه ارائه داد و ایشان هم  می توانند به سرعت با توجه به وضعیت گزارش ها عکس العمل های مناسب را داشته باشند. همچنین می توان با تعریف یکسری نظام از این ابزارها برای همفکری در مورد مشکلات استفاده کرد و نگران فاصله مکانی، هزینه و زمانهای لازم برای مسافرت نبود.

باید در نظر داشت که استفاده از این مفاهیم و ابزارها نیز مشکلات خاص خود را دارد که مهترین آن فرهنگ می باشد. تیم پروژه باید به این بلوغ رسیده باشند که تمام افراد را موظف به استفاده از این ابزار بدانند. تیم مدیریت پروژه باید بر کیفیت استفاده از این مفاهیم نظارت کرده و به طور مداوم آن را بهبود بخشد. حتما برای رسمیت دادن به این شیوه های ارتباطی، نظامهای استفاده از آن را در طرح مدیریت ارتباطات پروژه ذکر کرده و به تمام افراد آموزشهای لازم ارائه شود و در نهایت مدیر پروژه باید سینه سپر کرده و بر استفاده از این ابزارهای شیک تاکید کند.

مهدی عرب عامری

http://thecoach.ir