مفاهيم نوين در سازمانها

مقدمه:
مدتي است که عباراتي نظير Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شرکتهاي نرم افزاري کشور را به خود مشغول ساخته و برخي از آنها فعاليتهاي خود را براي توليد اين سيستمها آغاز نموده اند.  اما پيش از آغاز هر حرکت و تلاشي لازم است اين مفاهيم در بستر فرهنگ کاري کشور به دقت مورد مطالعه قرار گيرند و شناخته شوند تا سيستمي مطابق با انتظارات و فرهنگ اداري کشور توليد شود ; آنچه تا کنون بسيار به ندرت صورت گرفته، يعني مطالعه و تحقيق قبلي در زمينه تکنولوژي يا علمي که در غرب به وجود آمده و استفاده مي‌شود و تطبيق و هماهنگ سازي آنها براي ساز و کارهاي کشورمان. به همين علت بسياري از اين علوم و فناوري‌ها يا به درستي استفاده نشده اند يا پس از صرف وقت و هزينه هنگفت، براي توليد يا وارد کردن آنها با شکست مواجه شده اند.  بدين ترتيب، نگارنده در اين مقاله به تعريف اين دو عبارت پرداخته و تفاوتهاي آنها را بيان خواهد کرد. همچنين دلايل انتخاب و استفاده از هر يک از اين سيستم‌ها براي شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسي قرار قرار خواهد گرفت و در نهايت درباره‌ي پتانسيل لازم براي راه اندازي چنين سيستم‌هايي در کشور، نتيجه‌گيري خواهد شد.

سيستم مديريت اسناد (Document Management System)
هر سازماني داراي مستندات اداري فراواني است که حاوي اطلاعات مختلفي‌ست. اين مدارک يا به اصطلاح اسناد بايد با نظم و ترتيب نگه‌داري شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازيابي و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتي که در اين اسناد وجود دارد، در بخش‌هاي مختلف کاري سازمان مورد نياز است و بايد به آنها مراجعه شود. سيستم مديريت اسناد در واقع وظيفه‌ي دريافت، طبقه بندي، نگه‌داري و بازيابي اين اسناد را برعهده دارد.
سيستم کامل مديريت اسناد بايد ويژگيهاي زير را دارا باشد:
• هر سند را با حجم قابل قبولي ذخيره سازد.
• ارتباط لازم بين سندهاي مختلف را برقرار سازد.
• با استفاده از بايگاني، کليه اطلاعات اسناد را به طور کامل يکپارچه سازد.
• تمرکز کامل بر ذخيره سازي و آرشيو اسناد داشته باشد.
• مبتني بر گردش کار قدرتمندي باشد و کليه روال هاي کاري سازمان، قابل طراحي توسط موتور گردش کار باشند.
• هدف سيستم، ذخيره‌سازي و بازيابي مستندات به شکل اصلي و اوليه‌ي آنها باشد.
• مجهز به موتور ايجاد صفحات وب براي دسترسي به اسناد از طريق وب سايت باشد.
البته لازم به ذکر است که اين خصوصيات تنها تعريف عمومي از DMS را ارايه ميدهند. بيش‌تر سيستم‌هاي موجود در بازار غرب توانايي‌ها و کارکردهاي فراتري از اين موارد دارند، اما در هر حال اين ويژگي‌ها نشان‌دهنده‌ي کارکردهاي معمول يک سيستم مديريت اسناد است.

سيستم مديريت محتوا (Content Management System)
اين سيستم جديدتر از DMS است و اساسا" به منظور مديريت و سامان‌دهي به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحي شده است و در حقيقت، مديريت محتواي اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال‌هاي اخير با افزايش سايت‌هاي اينترنتي و سايت‌هاي داخلي سازمان‌ها، مديريت محتواي سايت‌هاي يادشده و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات آنها براي سازمان‌ها، مشکل ساز گشته است.
اين سيستم مديريت اطلاعات موجود در اين صفحات وب را برعهده دارد و به کاربر امکان ايجاد، ويرايش و حذف صفحات وب و همچنين تعيين محتواي آنها را مي‌دهد.
به طور خلاصه، مهم‌ترين ويژگي‌هاي سيستم مديريت محتوا به شرح زير است:
• اقلام اطلاعاتي و ارتباط بين آنها را مديريت مي‌کند.
• امکان تعريف هر جز (يا صفحه) و موقعيت‌ آنها بر روي سايت را در اختيار کاربر قرار مي‌دهد.
• ارتباطات مورد نياز و کامل بين صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ايجاد مي‌کند.
• ايجاد و ويرايش صفحات، کارکرد اصلي اين سيستم است.
• بين دسترسي‌ و بايگاني يکپارچگي ايجاد مي‌کند.
• داراي موتوري براي انتشار و ايجاد صفحات اينترنتي‌ست.

شايان گفتن است که يکپارچه‌سازي سيستم مديريت اسناد با مديريت محتوا باعث به وجود آمدن سيستم‌هاي Enterprise CMS مي‌شود که در نهايت راه رسيدن به مديريت صحيح اطلاعات را هموار مي‌سازد و به اين ترتيب، مي‌توان به يک مديريت کامل معلومات (Knowledge management) رسيد. چه آن که براي دستيابي به چنين نقطه‌اي، کاستي‌هاي فراواني وجود دارد.

مقايسه‌ي دو سيستم
دو سيستم يادشده، برخلاف تصورات موجود کاملا" با يک ديگر متفاوت و در عين حال مکمل يک ديگر اند. با اين که هم اکنون توليد‌کنندگان غربي اين سيستم‌ها در حال تلفيق و يکي‌کردن آنها هستند (که اين خود قدم مثبتي در مديريت اطلاعات در سازمان‌هاست)، بايد اختلافات و ويژگي‌هاي هر يک از آنها را به درستي درک کرد و دانست که از هر يک براي چه منظوري و در کجا بايد استفاده شود.
ممکن است سازماني نياز به DMS داشته باشد ولي با توجه به ساز و کارهاي موجودش احتياجي به CMS نداشته باشد و بر اين اساس، براي انتخاب هر يک بايد دقت کافي را به کار بست.
DMS سيستمي است که مي‌توان از آن به عنوان هسته‌ي اصلي براي CMS استفاده کرد. کار اصلي اين سيستم، نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرين نسخ آنها براي کاربران سازمان با توجه به دسترسي‌هاي هر يک از کاربران است. DMS، سيستم کاملي براي بايگاني و آرشيو کليه‌ي اوراق اداري سازمان‌ها با حفظ تاريخچه‌ي تغييرات هر يک از آن‌هاست. افزون بر اين، داراي گردش‌کار کامل براي مکانيزه ساختن روال‌هاي سازماني و انتقال اسناد سازماني بين کاربران با توجه به اين روالهاست. در واقع، اين سيستم مسئوليت ثبت و نگه‌داري، بازيابي و به گردش‌ در آوردن کليه‌ي اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن که CMS سيستمي است که از آن اغلب براي طراحي صفحات وب جهت استفاده در سايت‌هاي داخلي و يا وب سايت‌هاي اينترنتي بهره گرفته مي‌شود. يعني سازمان‌ها با استفاده از اين سيستم به راحتي مي‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سايت (يا هر محيط ديگري) در اختيار کاربران قرار دهند. همچنين مديريت اين اطلاعات، ارتباط دادن آنها به يک ديگر و به روز رساني آنها (ويرايش، حذف و اضافه کردن) را به راحتي انجام دهند. آنها مي‌توانند سايت خود را، هم براي استفاده‌ي داخلي سازمان و هم براي کاربران خارجي به روي اينترنت، به راحتي طراحي کرده و ارتباطات منطقي اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در اين محيط‌ها ميتواند توسط يک سيستم مديريت اسناد تهيه شود و در اختيار اين سيستم قرار گيرد.


DMS و CMS در ايران
تلقي خاصي نسبت به مدارک و اسناد اداري در سازمانهاي کشورمان نسبت به ديگر کشورها وجود دارد.
اول اين که در سازمان‌ها و شرکت‌هاي دولتي، به علت وجود بوروکراسي‌هاي موجود، ارتباطات و مکاتبات سازماني بايد طبق قوانين بسيار دقيق و خاصي صورت پذيرد و خروج از اين سلسله مراتب، براي مديران اين سازمان‌ها غير قابل قبول است. ضمن اين که در بسياري از موارد، فعاليت‌هايي خارج از اين بوروکراسي‌ها به صلاح ديد مديران و افراد ديگر صورت مي‌پذيرد و اين خود باعث ايجاد پيچيدگي‌هاي فراواني در اين بوروکراسي‌ها و روال‌هاي کاري مي‌شود که دسته بندي دقيق آنها را غير ممکن مي‌سازد.
اين خود باعث مي‌شود که نتوان از گردش کار به مفهوم واقعي آن که در اين سيستم‌هااست، استفاده کرد و بايد گردش کاري مطابق با فرآيندهاي ذکر شده در بالا و بسيار انعطاف پذير طراحي و پياده سازي شود. اگر سيستم هاي اتوماسيون موجود در بازار کشور به يک Work Flow قدرتمند، با امکانات اشاره شده، تجهيز شوند گام بسيار بزرگي در جهت معرفي و راه اندازي سيستم هاي مديريت اسناد در آينده و ايجاد پيش زمينه در فرهنگ سازمان ها براي اين سيستم ها، برخواهند داشت.
دوم اين که به علت قانوني نشدن امضاهاي الکترونيکي در سطح کشور و همچنين الزام وجود فيزيک اسناد مالي و حقوقي براي بررسي‌هاي لازم، مشکلاتي در راه جمع آوري کاغذها در سازمان‌ها و در نتيجه راه اندازي سيستم‌هايي که منتهي به اين مورد مي‌شود، وجود دارد.
وجود اين مورد، باعث مي‌شود که از قرار دادن بسياري از اسناد سازماني در اختيار اين سيستم‌ها جلوگيري شود و بدين منظور بايد دسترسي‌هاي بسيار دقيق و تعريف شده‌اي براي اين اسناد در نظر گرفته شود و اين دسترسي قابل توزيع بين راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختيارات خود. در نتيجه بايد تا حدي که امکان دارد حتي در حد پايگاه اطلاعاتي نيز دسترسي توزيع شده اعمال شود.
بطور مثال در برخي از سازمان ها حتي به راهبران سيستم‌ها و مسئولين بانک‌هاي اطلاعاتي، که دسترسي به کليه اطلاعات را به علت ماهيت کاريشان دارند و اغلب تعداد آنها به بيش از دو نفر نمي رسد، نيز اجازه دسترسي به چنين اسنادي داده نمي شود.
سوم اين که تصور عموم از اسناد اداري بيش‌تر نامه‌هاي سازماني و نه اسنادي مانند سندهاي حسابداري، فرمهاي استاندارد سازي، اسناد پرسنلي، احکام، فاکتورها و ... است.
علاوه بر اين، در سازمان‌هاي دولتي براي گردش نامه‌ها در درون سازمان از سيستم‌هاي اتوماسيون اداري استفاده مي‌شود که توسط آن مي‌توانند گزارش‌هاي دقيقي از نحوه عملکرد اداري و گردش نامه‌ها داشته باشند. البته در گذشته براي راه اندازي چنين سيستم‌هايي نيز، به علت نبود بستر لازم براي ارتباطات الکترونيکي و همچنين مقاومت کارکنان سازمان براي استفاده از اين سيستم‌ها، مشکلات زيادي وجود داشت. با اين همه، سيستم‌هاي اتوماسيون اداري توانستند در سالهاي اخير در سازمان‌ها جايگاه مناسبي را بيابند و استفاده از آنها همگاني گردد.
با توجه به اين مورد و راه افتادن سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در سازمان‌ها و آشنايي لازم و کافي با اين سيستم‌ها، تغيير سيستم و فرآيندها و روال هاي کاري سازمان هاي بزرگ ، به مانند آنچه در غرب به علت تلقي خاصي که از گردش مکاتبات و مستندات سازماني دارند، استفاده ميشود، بسيار پرهزينه و متعاقبا با مقاومت‌هاي زيادي همراه خواهد بود که اين خود باعث ايجاد مشکلات فراواني در راه برقراري اين سيستم‌ها در سازمان‌ها خواهد شد.
بنا بر اين، بهترين راه کار در حال حاضر اين است که در بستر همين سيستم‌ها (يعني اتوماسيون اداري)، ويژگي‌ها و امکانات سيستم‌هاي مديريت اسناد و محتوا، که نياز به بسياري از آنها هم اکنون نيز در سازمان ها احساس شده است، پياده سازي و قابل استفاده شود تا سازمان‌ها به مرور و با استفاده از قسمت‌هاي مختلف آن و آگاهي از امکانات و مزاياي آن ها، با سيستم‌هاي DMS و CMS آشنا شوند تا در آينده بتوان گامهاي بزرگي در تحول ساز و کارهاي اداري کشورمان برداشت.
نکته‌اي که جاي اميدواري براي راه اندازي اين سيستم‌ها دارد، اين است که بسياري از سازمان‌ها به اهميت وجود سيستم‌هاي الکترونيکي براي نگه‌داري و کنترل و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات اسناد سازماني خود و در اختيار قرار دادن اطلاعات سازماني در اختيار کليه کارکنان داخلي و همچنين براي ارباب رجوعان خارجي با طراحي خروجي‌هاي مناسب که اغلب صفحات اينترنتي و سايت‌هاي داخلي‌ست که البته بخشي از وظايف سيستم‌هاي مديريت محتواست، رسيده اند. همچنين سازمان‌ها خواهان گردش اين اسناد (علاوه بر نامه‌ها) ميان کارکنان به صورت سيستماتيک و اتوماتيک با استفاده از Work Flowهاي قابل طراحي، و حفظ تاريخچه اسناد و به روز نگاه‌ داشتن آنها و امکان گزارش گيري و آرشيو الکترونيکي اسناد و مدارک سازماني (که بخشي از وظايف سيستمهاي مديريت اسناد است) هستند.
اين خود بهانه‌اي براي شرکت‌هاي نرم افزاري جهت ورود به بازار و ارايه‌ي اين سيستم‌هاست که مي‌تواند آنها را به سود آوري برساند، اما اين عمل بايد با دقت و در نظر گرفتن کليه جوانب انجام شود.
در نهايت، نگارنده بر اين باور است که اين سيستم‌ها بايد به مرور و با پياده سازي امکانات آنها، از قبيل Work Flow هاي قابل طراحي، آرشيو الکترونيکي، بروز نگهداشتن اسناد و امکان گزارش گيري از محتويات آنهاو ... در سيستم هاي موجود اتوماسيون اداري و منطبق بر ساز وکارهاي اداري کشور وارد بازار شوند تا به اين ترتيب، بتوانند با گذشت زمان تحولي در فرهنگ اداري سازمان‌ها بوجود آورند و راه را براي توليد و راه اندازي سيستم هاي مديريت اسناد و محتوا در آينده هموار نمايند. در غير اين صورت، راه اندازي اين سيستم‌ها در سازمان‌هاي دولتي، به مانند آنچه در غرب استفاده مي شود، با صرف وقت و هزينه‌ي بسيار بالايي همراه خواهد بود. بعلاوه اينکه، ريسک مورد استفاده قرار نگرفتن آنها نيز، به علت عدم هماهنگي با ساختارهاي مکاتباتي کشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطي براي راه اندازي چنين سيستم هايي و اتصال کليه سازمان ها در قالب آنها، وجود خواهد داشت.