مفاهيم نوين در سازمان ها

مفاهیم نوین در سازمان ها


مقدمه
مدتی است که عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شرکت های نرم افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آنها فعالیتهای خود را برای تولید این سیستمها آغاز نموده اند.  اما پیش از آغاز هر حرکت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ کاری کشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری کشور تولید شود ; آنچه تا کنون بسیار به ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تکنولوژی یا علمی که در غرب به وجود آمده و استفاده می‌شود و تطبیق و هماهنگ سازی آنها برای ساز و کارهای کشورمان. به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری‌ها یا به درستی استفاده نشده اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد کردن آنها با شکست مواجه شده اند.  بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوتهای آنها را بیان خواهد کرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یک از این سیستم‌ها برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار قرار خواهد گرفت و در نهایت درباره‌ی پتانسیل لازم برای راه اندازی چنین سیستم‌هایی در کشور، نتیجه‌گیری خواهد شد.

سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی‌ست. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.

سیستم کامل مدیریت اسناد باید ویژگیهای زیر را دارا باشد:
- هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
- ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
- با استفاده از بایگانی، کلیه اطلاعات اسناد را به طور کامل یکپارچه سازد.
- تمرکز کامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
- مبتنی بر گردش کار قدرتمندی باشد و کلیه روال های کاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش کار باشند.
- هدف سیستم، ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات به شکل اصلی و اولیه‌ی آنها باشد.
- مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد.

البته لازم به ذکر است که این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه می دهند. بیش‌تر سیستم‌های موجود در بازار غرب توانایی‌ها و کارکردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی‌ها نشان‌دهنده‌ی کارکردهای معمول یک سیستم مدیریت اسناد است.

سیستم مدیریت محتوا (Content Management System)
این سیستم جدیدتر از DMS است و اساسا" به منظور مدیریت و سامان‌دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال‌های اخیر با افزایش سایت‌های اینترنتی و سایت‌های داخلی سازمان‌ها، مدیریت محتوای سایت‌های یادشده و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات آنها برای سازمان‌ها، مشکل ساز گشته است.

این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به کاربر امکان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آنها را می‌دهد.

به طور خلاصه، مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
- اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آنها را مدیریت می‌کند.
- امکان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت‌ آنها بر روی سایت را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
- ارتباطات مورد نیاز و کامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ایجاد می‌کند.
- ایجاد و ویرایش صفحات، کارکرد اصلی این سیستم است.
- بین دسترسی‌ و بایگانی یکپارچگی ایجاد می‌کند.
- دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی‌ست.

شایان گفتن است که یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم‌های Enterprise CMS می‌شود که در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می‌سازد و به این ترتیب، می‌توان به یک مدیریت کامل معلومات (Knowledge management) رسید. چه آن که برای دستیابی به چنین نقطه‌ای، کاستی‌های فراوانی وجود دارد.

مقایسه‌ی دو سیستم
دو سیستم یادشده، برخلاف تصورات موجود کاملا" با یک دیگر متفاوت و در عین حال مکمل یک دیگر اند. با این که هم اکنون تولید‌کنندگان غربی این سیستم‌ها در حال تلفیق و یکی‌کردن آنها هستند (که این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان‌هاست)، باید اختلافات و ویژگی‌های هر یک از آنها را به درستی درک کرد و دانست که از هر یک برای چه منظوری و در کجا باید استفاده شود.

ممکن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و کارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس، برای انتخاب هر یک باید دقت کافی را به کار بست.

DMS سیستمی است که می‌توان از آن به عنوان هسته‌ی اصلی برای CMS استفاده کرد. کار اصلی این سیستم، نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آنها برای کاربران سازمان با توجه به دسترسی‌های هر یک از کاربران است. DMS، سیستم کاملی برای بایگانی و آرشیو کلیه‌ی اوراق اداری سازمان‌ها با حفظ تاریخچه‌ی تغییرات هر یک از آن‌هاست. افزون بر این، دارای گردش‌کار کامل برای مکانیزه ساختن روال‌های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین کاربران با توجه به این روالهاست. در واقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگه‌داری، بازیابی و به گردش‌ در آوردن کلیه‌ی اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.

حال آن که CMS سیستمی است که از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت‌های داخلی و یا وب سایت‌های اینترنتی بهره گرفته می‌شود. یعنی سازمان‌ها با استفاده از این سیستم به راحتی می‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار کاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات، ارتباط دادن آنها به یک دیگر و به روز رسانی آنها (ویرایش، حذف و اضافه کردن) را به راحتی انجام دهند. آنها می‌توانند سایت خود را، هم برای استفاده‌ی داخلی سازمان و هم برای کاربران خارجی به روی اینترنت، به راحتی طراحی کرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط‌ها میتواند توسط یک سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.

DMS و CMS در ایران
تلقی خاصی نسبت به مدارک و اسناد اداری در سازمانهای کشورمان نسبت به دیگر کشورها وجود دارد.

اول این که در سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی، به علت وجود بوروکراسی‌های موجود، ارتباطات و مکاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب، برای مدیران این سازمان‌ها غیر قابل قبول است. ضمن این که در بسیاری از موارد، فعالیت‌هایی خارج از این بوروکراسی‌ها به صلاح دید مدیران و افراد دیگر صورت می‌پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی‌های فراوانی در این بوروکراسی‌ها و روال‌های کاری می‌شود که دسته بندی دقیق آنها را غیر ممکن می‌سازد.

این خود باعث می‌شود که نتوان از گردش کار به مفهوم واقعی آن که در این سیستم‌هااست، استفاده کرد و باید گردش کاری مطابق با فرآیندهای ذکر شده در بالا و بسیار انعطاف پذیر طراحی و پیاده سازی شود. اگر سیستم های اتوماسیون موجود در بازار کشور به یک Work Flow قدرتمند، با امکانات اشاره شده، تجهیز شوند گام بسیار بزرگی در جهت معرفی و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد در آینده و ایجاد پیش زمینه در فرهنگ سازمان ها برای این سیستم ها، برخواهند داشت.

دوم این که به علت قانونی نشدن امضاهای الکترونیکی در سطح کشور و همچنین الزام وجود فیزیک اسناد مالی و حقوقی برای بررسی‌های لازم، مشکلاتی در راه جمع آوری کاغذها در سازمان‌ها و در نتیجه راه اندازی سیستم‌هایی که منتهی به این مورد می‌شود، وجود دارد.

وجود این مورد، باعث می‌شود که از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم‌ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی‌های بسیار دقیق و تعریف شده‌ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود. در نتیجه باید تا حدی که امکان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز دسترسی توزیع شده اعمال شود.

بطور مثال در برخی از سازمان ها حتی به راهبران سیستم‌ها و مسئولین بانک‌های اطلاعاتی، که دسترسی به کلیه اطلاعات را به علت ماهیت کاریشان دارند و اغلب تعداد آنها به بیش از دو نفر نمی رسد، نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی شود.

سوم این که تصور عموم از اسناد اداری بیش‌تر نامه‌های سازمانی و نه اسنادی مانند سندهای حسابداری، فرمهای استاندارد سازی، اسناد پرسنلی، احکام، فاکتورها و... است.

علاوه بر این، در سازمان‌های دولتی برای گردش نامه‌ها در درون سازمان از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌شود که توسط آن می‌توانند گزارش‌های دقیقی از نحوه عملکرد اداری و گردش نامه‌ها داشته باشند. البته در گذشته برای راه اندازی چنین سیستم‌هایی نیز، به علت نبود بستر لازم برای ارتباطات الکترونیکی و همچنین مقاومت کارکنان سازمان برای استفاده از این سیستم‌ها، مشکلات زیادی وجود داشت. با این همه، سیستم‌های اتوماسیون اداری توانستند در سالهای اخیر در سازمان‌ها جایگاه مناسبی را بیابند و استفاده از آنها همگانی گردد.

با توجه به این مورد و راه افتادن سیستم‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و آشنایی لازم و کافی با این سیستم‌ها، تغییر سیستم و فرآیندها و روال های کاری سازمان های بزرگ ، به مانند آنچه در غرب به علت تلقی خاصی که از گردش مکاتبات و مستندات سازمانی دارند، استفاده میشود، بسیار پرهزینه و متعاقبا با مقاومت‌های زیادی همراه خواهد بود که این خود باعث ایجاد مشکلات فراوانی در راه برقراری این سیستم‌ها در سازمان‌ها خواهد شد.

بنا بر این، بهترین راه کار در حال حاضر این است که در بستر همین سیستم‌ها (یعنی اتوماسیون اداری)، ویژگی‌ها و امکانات سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوا، که نیاز به بسیاری از آنها هم اکنون نیز در سازمان ها احساس شده است، پیاده سازی و قابل استفاده شود تا سازمان‌ها به مرور و با استفاده از قسمت‌های مختلف آن و آگاهی از امکانات و مزایای آن ها، با سیستم‌های DMS و CMS آشنا شوند تا در آینده بتوان گامهای بزرگی در تحول ساز و کارهای اداری کشورمان برداشت.

نکته‌ای که جای امیدواری برای راه اندازی این سیستم‌ها دارد، این است که بسیاری از سازمان‌ها به اهمیت وجود سیستم‌های الکترونیکی برای نگه‌داری و کنترل و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات اسناد سازمانی خود و در اختیار قرار دادن اطلاعات سازمانی در اختیار کلیه کارکنان داخلی و همچنین برای ارباب رجوعان خارجی با طراحی خروجی‌های مناسب که اغلب صفحات اینترنتی و سایت‌های داخلی‌ست که البته بخشی از وظایف سیستم‌های مدیریت محتواست، رسیده اند. همچنین سازمان‌ها خواهان گردش این اسناد (علاوه بر نامه‌ها) میان کارکنان به صورت سیستماتیک و اتوماتیک با استفاده از Work Flowهای قابل طراحی، و حفظ تاریخچه اسناد و به روز نگاه‌ داشتن آنها و امکان گزارش گیری و آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک سازمانی (که بخشی از وظایف سیستمهای مدیریت اسناد است) هستند.

این خود بهانه‌ای برای شرکت‌های نرم افزاری جهت ورود به بازار و ارایه‌ی این سیستم‌هاست که می‌تواند آنها را به سود آوری برساند، اما این عمل باید با دقت و در نظر گرفتن کلیه جوانب انجام شود.

در نهایت، نگارنده بر این باور است که این سیستم‌ها باید به مرور و با پیاده سازی امکانات آنها، از قبیل Work Flow های قابل طراحی، آرشیو الکترونیکی، بروز نگهداشتن اسناد و امکان گزارش گیری از محتویات آنهاو ... در سیستم های موجود اتوماسیون اداری و منطبق بر ساز وکارهای اداری کشور وارد بازار شوند تا به این ترتیب، بتوانند با گذشت زمان تحولی در فرهنگ اداری سازمان‌ها بوجود آورند و راه را برای تولید و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد و محتوا در آینده هموار نمایند. در غیر این صورت، راه اندازی این سیستم‌ها در سازمان‌های دولتی، به مانند آنچه در غرب استفاده می شود، با صرف وقت و هزینه‌ی بسیار بالایی همراه خواهد بود. بعلاوه اینکه، ریسک مورد استفاده قرار نگرفتن آنها نیز، به علت عدم هماهنگی با ساختارهای مکاتباتی کشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطی برای راه اندازی چنین سیستم هایی و اتصال کلیه سازمان ها در قالب آنها، وجود خواهد داشت.