پیاده سازی نرم افزار CRM در مدارس

امروزه سیستم های CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) به طور فزاینده ای در مدارس و آموزشگاه ها به محبوبیت رسیده اند. نرم افزار CRM می تواند به سیستماتیک کردن فرایند ثبت نام، پذیرش و حفظ دانش آموزان کمک کند، اما بهترین CRM برای مدارس کدام است؟

سیستم CRM چیست؟

مدیریت ارتباط با مشتری به فرآیندهایی مربوط می شود که توسط یک سازمان برای مدیریت ارتباطات با مشتریان آینده، فعلی و گذشته ایجاد می شود. به طور خاص در زمینه آموزش، این مشتریان، دانش‌آموزان آینده مدرسه، دانش آموزان فعلی یا فارغ‌التحصیلان هستند.

یک سیستم CRM امکان سازماندهی و ذخیره اطلاعات دانش آموزان یا دانشجویان را در یک پلتفرم مرکزی فراهم می‌کند. پرونده الکترونیک دانش آموزان امکان دسترسی و همکاری بخش‌های مختلف جذب، پذیرش، بایگانی را فراهم می‌کند. گزارشات شفاف و دقیق در جذب خانواده‌های احتمالی و افزایش نرخ تبدیل موثر است.

سیستم‌های CRM در بخش آموزش توسط مهدکودک‌ها، آکادمی‌ها، مدارس، موسسات آموزش عالی و دانشگاه‌ها و همچنین سایر ارائه‌دهندگان آموزشی استفاده می‌شوند و بخش جذب، پذیرش، امور فارغ التحصیلان و… این مراکز را متحول می کند.

قابلیت های CRM برای مدارس

حتی اگر با CRM آشنا هستید، ممکن است سوالی در ذهن تان ایجاد شود که دقیقاً CRM چه کمکی به مدارس و آموزشگاه ها می کند؟ نرم افزار CRM شامل طیف گسترده ای از ویژگی ها و امکانات است. با این حال، چند عملکرد اصلی وجود دارد که CRM موسسات آموزشی در آن نقش ایفا می کنند:

مدیریت دانش آموزان:

این بخش شامل ایجاد و ذخیره پرونده دانش آموزان، تقسیم بندی آنها بر اساس نیازهای شما و پیگیری تعاملات شما با هر یک آنها می شود.

مدیریت تیم: بیشتر CRMها ابزارهایی را برای همکاری بهتر، برنامه ریزی وظایف، پیگیری کارها و جلسات و برنامه ریزی حجم کاری به تیم شما ارائه می دهند.

ابزارهای ارتباطی: CRMها امکاناتی را برای ثبت جزئیات ارتباطات با مخاطبان که بر پایه تلفن، ایمیل، پیامک، جلسات و حتی رسانه‌های اجتماعی صورت گرفته، ارائه می‌دهند. بسیاری از CRMها نیز برخی از این کانال های ارتباطی (مانند پیامک و ایمیل) را یکپارچه می کنند تا بتوانید مستقیماً از داخل سیستم خود با آنها کار کنید.

گزارش: از آنجایی که CRMها اطلاعات ارزشمند و دقیقی را درباره مخاطبان شما و همچنین کار اعضای تیم شما جمع آوری می کنند، می توانید از این داده ها در قالب گزارش های کلیدی برای بهبود کارها استفاده کنید.

ایجاد روابط با دانش آموزان بالقوه مدرسه با استفاده از CRM

مراحل یک تعامل ایده آل با یک دانش آموز احتمالی چگونه است؟ در سطح اولیه، این امر مستلزم برقراری تماس بلافاصله پس از ابراز تمایل آنها به موسسه شما است. در ادامه گفتگوها لازم است آنها را پیگیری کنید تا موانعی که در طول ثبت نام با آن مواجه می شوند رفع کنید، اما در شرایط و زمان مناسب نه طوری که از تماس ها و پیگیری های مداوم و بی وقت معذب شوند. 

دستیابی به این نوع خدمات به موقع، مؤدبانه و مؤثر به صورت دستی نیازمند طرح مداوم سؤالات و پاسخ های متعدد بین افراد احتمالی و کارمندان است، اما انجام این کار حتی برای یک متقاضی بالقوه هم مستلزم تلاش فراوانی است. به علاوه بیم آن می رود که متقاضیان واجد شرایط به علت فراموشی و مشغله زیاد از دست بروند. این کوشش و پیگیری ها را در ده ها یا صدها سرنخ ضرب کنید؛ حجم کار ممکن است به چشم برهم زدنی از کنترل خارج شود.

با استفاده از یک سیستم CRM این کار برای شما به سادگی انجام پذیر است. این نرم‌افزار می‌تواند فهرستی ایجاد کند از افراد جدیدی که درخواست ارسال کرده‌اند یا تماس گرفته اند و بر اساس منطقه، دوره یا هر پارامتر دیگری که شما می خواهید تقسیم شود. سپس مشاوران شما تک به تک با آنها وارد گفتگو شوند.

پروفایل هر مخاطب حاوی اطلاعات دقیقی خواهد بود مشابه فرم های کاغذی درون یک پوشه، حتی کامل تر و با جزئیات بیشتر. یک پروفایل معمولی شامل اطلاعات شخصی، اطلاعات تماس، سوابق تحصیلی و حتی بخشی برای ثبت اطلاعات مشاوره ای و آموزشی ایشان (در صورت نیاز) است.

اطلاعات مهمی را که می‌خواهید در پرونده دانش آموز جمع‌آوری کنید مانند مدرسه قبلی، نمرات امتحان ورودی، سال ورودی، تعداد خواهر و برادر و … را در نظر بگیرید. 

شروع کار با سیستم CRM مدرسه

وقتی که قصد تهیه یک سیستم CRM مناسب برای موسسه آموزشی خود را دارید، ابتدا لازم است که مسیر ورود تا فارغ التحصیلی و پس از اتمام تحصیل دانشجویان خود را ترسیم کنید. داشتن تصاویر واضح از مسیری پیش فرض به ما کمک می کند بدانیم کدام بخش ها و چند نفر از کارکنان باید به سیستم CRM مدرسه دسترسی داشته باشند.

آیا CRM عملکردی برای انجام تمام کارهایی که می خواهید، دارد؟ آیا گزینه ای مقرون به صرفه است؟ آیا به بخش ویژه و پشتیبانی مداوم برای خود و تیمتان دسترسی دارید؟

در حال حاضر مجموعه کاملی از سیستم های CRM در بازار وجود دارد که بسیاری از آنها سیستم خاص هر صنعت را سفارشی سازی کرده اند. CRM طلوع به عنوان یکی از بهترین CRM ها برای مدارس به دلیل قابلیت سفارشی سازی آن، اجازه می دهد تا کاملا اختصاصی برای هر مدرسه، آموزشگاه یا موسسه آموزشی پیاده سازی شود.

شما می‌توانید با کلیک روی لینک زیر دموی رایگان برنامه را ببینید: 

درخواست دمو

یا درباره راه‌اندازی و استراتژی خاص موسسه خود با یکی از مشاوران ما گفتگو کنید:

شماره تماس ما

02177613815