هر یک از اشخاص و شرکتها (پرسنل شرکت، پیمانکاران ، مشاوران ، ناظران و....) که قصد استفاده از نرم افزار را داشته باشند با سطح دسترسی تعیین شده می‌توانند از بخش‌های مختلف نرم افزار استفاده کنند. تنها کافی است نام کاربری، رمز عبور و الگوی دسترسی ایشان تعریف شود.
دو نوع سطح دسترسی در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان طلوع قابل تعریف می باشد:
I. سطح دسترسی به فرم ها :
در سطح دسترسی به فرم ها ، برای هر الگوی دسترسی و در نتیجه برای کلیه کاربران عضو در این الگو ، نحوه دسترسی به این فرم تعیین می شود. این دسترسی ها شامل :
Ø دسترسی به ورود رکورد جدید
Ø دسترسی به ویرایش رکود های قبلی
Ø دسترسی به حذف منطقی
Ø دسترسی به حذف فیزیکی
Ø دسترسی به گزارشها
Ø دسترسی به آمار
Ø دسترسی به تعیین کارشناس مربوطه
Ø دسترسی به ارسال ها
Ø دسترسی به خروجی های Excel و word
Ø دسترسی به چاپ
Ø دسترسی به غیر فعال سازی رکوردها
II. سطح دسترسی به رکوردها:
Ø در صورتی که دسترسی بر مبنای کارشناس مربوطه باشد، در این صورت کاربر فقط به رکوردهایی دسترسی دارد که این کاربر به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشد.
Ø در صورتی که دسترسی بر مبنای الگوی مربوطه باشد ، در این صورت کاربر به کلیه رکورد هایی دسترسی دارد که این کاربر ، به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشند.
2- گزارشات:
نرم افزار مدیریت ارتباطات پروژه طلوع، امکان تهیه گزارش بر حسب تمامی پارامترهای ورودی را دارد.انواع گزارشات در موجودیت های مختلف قابل تعریف و دسترسی هستند.این گزارشات در قالب گزارشات داده ای و یا نموداری در اختیار کاربران قرار می گیرند.هر گزارش دارای یک فرم گزارش است ، که کاربر می تواند با تعریف شرایط و فیلترینگ های مورد نظر خود،گزارش مورد نیاز را بگیرد.
نمونه گزارشات آماده در این سیستم :
Ø گزارشات مربوط به شرکتها
Ø گزارشات مربوط به اشخاص
Ø گزارشات مربوط به ارتباطات
Ø گزارشات مربوط به پیش فاکتور
Ø گزارشات مربوط به وظایف
Ø گزارشات مربوط به تاریخچه رکوردها
3- داشبورد
داشبورد این سیستم دارای قابلیت های زیر می باشد:
Ø قابلیت چینش بلاک ها توسط هر کاربر
Ø قابلیت تعریف سطح دسترسی بلاک ها برای هر الگوی دسترسی
Ø قابلیت باز کردن و یا بستن بلاک ها
Ø قابلیت ایجاد بلاک های گرافیکی از بخش گزارشات
Ø قابلیت بروز رسانی بلاک ها
Ø قابلیت نمایش بلاک ها از یک ستون تا چهارستون در صفحه
Ø قابلیت تعریف یادداشت روزانه برای هر کاربر
Ø قابلیت دسترسی به تقویم و ماشین حساب
4- ارسال SMSبه یک یا گروهی از مخاطبان و پیگیری آن ها
برای ارسال SMSبه نام مخاطبان گروه مدنظر خود و قالب پیام را انتخاب و نسبت به ارسال اقدام نمایید
بعد از ارسال SMSها ارتباطی به صورت اتوماتیک برای این شخص/شرکت ثبت می‌گردد. جهت ارسال SMSمی توان از accountسایت‌های سرویس دهنده استفاده نمود.همچنین برای این منظور میتوان از دستگاه GSM Modemاستفاده کرد
5- ارسال فکس به یک ، یا گروهی از مخاطبان
ارسال فکس به نام هرمشتری به صورت اتوماتیک برای مثال مانند فرمت ذیل
حضور محترم مدیر پروژه شرکت X
جناب آقای مهندس Y
شروع میکند و اسامی، سمت‌ها، جنسیت‌ها،... را یک به یک عوض میکند. این امکان می‌تواند در متن فکس هم وجود داشته باشد که متنی مشخص یا متنی داینامیک برای مشتریان ارسال گردد.
6- ارسال نامه به یک ، یا گروهی از مخاطبان و چاپ آدرس
ارسال گروهی نامه دقیقا شبیه ارسال گروهی فکس می‌باشد به این ترتیب که نرم افزار، متن و عناوین نامه‌ها را دقیقا مطابق قالب تعریف شده پرینت میکند.
علاوه بر آن پاکت‌های پستی نیز قابل چاپ هستند. آدرس، کدپستی، صندوق پستی، نام شخص گیرنده نامه و هر نوع اطلاعاتی که در قالب مدنظر شما وجود داشته باشد روی پاکت‌های پستی چاپ می‌گردند.
7- ارسال ایمیل و خبرنامه به یک ، یا گروهی از مخاطبان
ارسال گروهی ایمیل، به صورت آنلاین قابل انجام است که Subjectایمیل‌ها، متن ایمیل‌ها و فایل attachقابل ثبت هستند. این ایمیل‌ها با توجه به قالب تعریف شده از سوی شما می‌تواند به صورت داینامیک بنا به نیاز شما تغییر کند.
فرمت تمامی ایمیل‌ها قبل از ارسال ایمیل توسط نرم افزار چک می‌شوند و بدین طریق می توان از معتبر یا نامعتبر بودن این ایمیل ها قبل از ارسال، توسط نرم افزار اطمینان حاصل کرد.
همچنین با توجه به تکنولوژی به کار رفته در ارسال، این ایمیل‌ها حتما به inboxارسال می‌گردند.
8- امکان Caller ID:
با قابلیت نمایش خلاصه اطلاعاتی از شخص تماس گیرنده در هنگام تماس ، موجب هوشمندی سازمان شما در تعامل و شروع ارتباط خواهد شد.
· شماره تماس گیرنده
· گروه تماس گیرنده
· شخص تماس گیرنده
· نمایش مختصری از اطلاعات و ارتباطات
9- امکان ضبط مکالمات تلفنی
قابلیت ضبط کلیه مکالمات ورودی و خروجی، به صورتی که فایلهای ضبط شده به صورت اتوماتیک در بخش ارتباطات مشتری attachمی‌شوند. همچنین قابلیت گزارش گیری روی مکالمات ضبط شده، تماس های از دست رفته و پیگیری های صورت گرفته وجود خواهد داشت.
10- امکان ارتباط با سرور VoIP
در بسیاری از پروژه ها با توجه به دور بودن محل اجرای پروژه از دفتر مرکزی از سیستم VoIP برای کاهش هزینه ارتباط تلفنی استفاده می شود . در صورتی که در سازمان شما از این سیستم استفاده بشود ، می توان ارتباطات این سیستم را در داخل نرم افزار مدیریت ارتباط پروژه مدیریت نمود .
قابلیت های زیر برای ارتباط با سرور VOIPفراهم شده است:
Ø قابلیت Dial در داخل نرم افزار CRMو شماره گیری
Ø قابلیت نمایش اطلاعات تماس گیرنده
Ø قابلیت وصل کردن اتوماتیک تماس ورودی به یک کاربر خاص
Ø قابلیت ارسال فکس
Ø قابلیت دریافت فکس های رسیده
11- قابلیت Dialing:
در نرم افزار مدیریت ارتباط پروژه طلوع کاربر می تواند با کلیک بر روی شماره های تلفن ، فکس و موبایل های موجود ، شماره گیری انجام شود و سپس کاربر با برداشتن گوشی تلفن با شخص مرود نظر صحبت نماید.
در صورت عدم وجود سیستم VoIPلازم است کامپیوتر کاربر دارای کارت مودم باشدو گوشی تلفن به آن متصل باشد.
12- ماژول نظرسنجی و رضایت سنجی
· امکان ایجاد انواع فرمهای نظرسنجی
· امکان ایجاد سوالات تستی و تشریحی
· امکان ایجاد گزینه های تستی و پاسخهای تشریحی
· امکان پاسخگویی به فرم‌ها توسط خود مخاطبان از طریق وب سایت و یا کنترل پنل ایشان
· امکان گزارش گیری از میزان رضایت و نظرات یک شخص خاص و یا گروهی از افراد
13- مدیریت ارتباط با مشتریان :
در صورتیکه سازمان فروش نیز برای مدیریت ارتباطات خود با مشتریان و مخاطبان سازمان بخواهد استفاده نماید می تواند از این سیستم برای مدیریت بهتر با مشتریان استفاده نماید .بدون شک در جهان رقابتی امروز با عنایت به گسترش رقابت در تجارت، شاهد افزایش توجه بیشتر به مشتری، یا به عبارت دیگر گسترش مفهوم مشتری محوری هستیم. این امر استفاده از سیستم های مکانیزه و یکپارچه در این زمینه را اجتناب ناپذیر کرده است.
قوانین ذیل برای محوریت مشتری وفادار در دنیای به شدت رقابتی امروز ارائه شده است:
· قانون پارتو: 20درصد مشتریان، 80 درصد سود آوری سازمان را ایجاد می کند.
· فروش به مشتری جدید نیاز به 4 تا 5 برابر تماس بیشتر دارد تا فروش جدید به مشتریان قدیم.
· جذب مشتری جدید تا 8 برابر گرانتر از تکرار معامله با مشتری قدیم است.
· مشتری راضی به 3 تا 5 نفر احساس مثبت خودرا منتقل می کند ویک مشتری ناراضی به 8 تا 11 نفر احساس منفی خود را انتقال می دهد.
· طبق نظر ریچهلد با افزایش 5% در میزان وفاداری مشتریان به میزان 25 تا 100% به میزان درآمد سازمان افزوده خواهد شد.
امکانات این بخش شامل :
1- ثبت کلیه اطلاعات مشتریان :
2- نمایندگی ها:
3- رقبا:
4- ثبت کلیه ارتباطات:
5- تعریف کالا و خدمات :
· تعریف خدمات و محصولات قابل ارائه توسط شرکت
· تعیین نام تامین کننده
· تعریف هزینه هر محصول (قیمت خرید کالا، قیمت فروش کالا، تاریخ آخرین قیمت گیری،)
· امکان تعیین رنج قیمتی محصولات بر اساس تعداد فروخته شده
· واحد اندازه گیری
· تعیین اینکه آیا امکان تخفیف دادن وجود دارد یا خیر.
· تعیین اینکه آیا امکان افزایش قیمت برای کارشناسان فروش وجود دارد یا خیر.
· تعیین اینکه آیا در حال حاضر قابل فروش است یا خیر.
· شماره بارکد
· شماره سریال
· تعیین میزان گارانتی محصولات
· امکان گروه بندی nسطحی خدمات و محصولات
· تعیین رنگ و آیکون
6- کارتابل روزانه پرسنل فروش :
7- آلارم بر روی اطلاعات جمع آوری شده:
8- خدمات پس از فروش
ابتدا برای هر مشکل یا خواسته مشتری یک تیکت شامل فیلدهای زیرتعریف می شود:
· عنوان تیکت
· شماره تیکت
· گروه بندی
· مسئول پیگیری
· نام مشتری
· نام محصول
· اشکال
· زمان شروع
· زمان پایان
· راه حل
سپس کلیه ارتباطاتی که در رابطه با تیکت مشتری با وی داشته ایم شامل فیلدهای زیر ثبت خواهد شد.
· شماره تیکت
· موضوع ارتباط
· برقرار کننده تماس
· نام مشتری
· نوع ارتباط
· نتیجه
· نام محصول
· تاریخ شروع و پایان
9- امکان مدیریت فرم درخواست نمایندگی
- ایجاد فرم درخواست نمایندگی بنا به فیلدهای مدنظر شما
- امکان پرکردن این فرم توسط افراد و یا شرکت‌های متقاضی از طریق وب سایت و یا کنترل پنل ایشان
- مدیریت فرمهای دریافت شده در نرم افزار CRM
- ایجاد وظیفه‌ای اتوماتیک در کارتابل یکی از کاربران جهت پیگیری فرم دریافت شده
· ایجاد فرم درخواست کالا بنا به فیلدهای مدنظر شما
· پرکردن این فرم توسط مشتریان از طریق وب سایت و یا کنترل پنل ایشان
· مدیریت فرمهای دریافت شده در نرم افزار CRM
· ایجاد وظیفه‌ای اتوماتیک در کارتابل یکی از کاربران جهت پیگیری فرم دریافت شده
14- امکانات دیگر:
· قابلیت نمایش تاریخچه رکوردها در بخش history: که مشخض شود هر بخشی از اطلاعات توسط کدام کاربر و در چه تاریخ و ساعتی ایجاد شدند، توسط کدام یک و در چه زمانی ویرایش شدند...
· امکان دریافت خروجی html، word، txt، xmlاز کلیه اطلاعات
· تهیه پشتیبان از اطلاعات برنامه و بازخوانی اطلاعات
5 نظر
مارک وب 13 مرداد 1401
من باید برای شما توضیح دهم که چگونه این همه ایده اشتباه از نکوهش لذت و ستایش درد بود متولد شد و من یک گزارش کامل از آن را به شما ارائه خواهم داد سیستم