به نام خدا

نرم افزار مدیریت ارتباطات پروژه
تحت وب
نسخه 1.1

مقدمه:
امروزه یکی از نقاط ضعف سازمان های پروژه محور عدم مدیریت صحیح در ارتباطات پروژه می باشد.
تحقیقات نشان می دهد که بیش از 50% از زمانی که صرف مدیریت پروژه می گردد مربوط به ارتباطات درون پروژه ای می باشد.
یکی از مهمترین توانمندی های مدیران پروژه ، مدیریت ارتباطات صحیح در تمامی اجزاء و بخش های پروژه می باشد.
آیا می توان با مدیریت بهتر ارتباطات در پروژه ، به بهره وری بالاتردر طول مدت انجام یک پروژه دست یافت؟
در شرکت هایی که انجام پروژه به طور کامل یا حتی انجام بخش هایی از یک پروژه در دستور کار قرار می گیرد ، مدیریت ارتباطات بین اجزاء ، افراد و شرکت های مرتبط ، حائز اهمیت می باشد. در این شرایط علاوه بر شخصیت های حقیقی و حقوقی، پروژه هم یک شخصیت مستقل پیدا می کند و ارتباط تمام افراد ، بخش ها و سازمان ها با این شخصیت مستقل،اهمیت بسیاری دارد. اساساً در این سیستم، تمامی تعاملات و ارتباطات یک پروژه(باویژگیهای کاملاً مشخص وتعریف شده)قابل ثبت و پیگیری خواهد بود.

مجموعه این اطلاعات وقتی که در کنار اطلاعات پرسنل یک سازمان و تعاملات آن ها با مشتریان و ارتباطات با مشتریان قرار می گیرد این امکان را به مدیریت می دهد تا در هر پروژه به مجموعه ای ازتحلیل های اثربخش دست یافته و در نهایت با تکیه بر مستندات بتواند تصمیم های درست در جهت کاهش هزینه یا افزایش بهره وری را اتخاذ نمایید .

مزیت های استفاده از این نرم افزار در سازمان شما :
·        کاهش هزینه های پروژه
·        سرعت در ارتباطات پروژه
·        دقت در انتقال اطلاعات یبن عوامل پروژه
·        مستند سازی کلیه ارتباطات هر پروژه
هم اکنون نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان طلوع با داشتن امکان تعریف پروژه دارای قابلیت های زیر در ماژول پروژه خود می باشد.

1-تعریف پروژه ها :
فیلد های زیر برای ثبت هر پروژه قابل تعریف هستند:
1.     کد پروژه
2.     عنوان پروژه
3.     وضعیت پروژه (شروع نشده، در حال انجام، تمام شده و ....) (قابل تعریف توسط کاربر)
4.     نوع پروژه (ساختمانی، راه سازی ، سد سازی و...) (قابل تعریف توسط کاربر)
5.     نوع ساختمان (قابل تعریف توسط کاربر)
6.     نوع سقف(قابل تعریف توسط کاربر)
7.     مکان انجام پروژه (کشور، استان، شهر، منطقه)
8.     فیلدهای ارتباطی پروژه (با قابلیت تعریف به هر تعداد نامحدود ) شامل :
1)    تلفن
2)    فکس
3)    آدرس و مکان پروژه بر روی Google Map
9.     ، اهداف پروژه
10.، میزان اعتبار
11.، حجم بتون ریزی
12.درصد پیشرفت (نمایش به شکل نموداری )

13.رتبه بندی دستی
14.نحوه آشنایی
15.گروه بندی
16.تاریخ شروع
17.تاریخ پایان پروژه
18.تاریخ تحویل
19.تعداد فاز پروژه
20.تعداد واحد های پروژه
21.توضیحات پروژه
22.نوع خدمات و محصولات مورد نیاز پروژه
23.خدمات و محصولات قابل پیشنهاد به پروژه
24.تعریف کارشناس ویژه پروژه
25.تعریف ریسکهای پروژه
26.قابلیت ضمیمه فایل به پروژه

2-تعریف نقش های هر پروژه :
برای تعریف نقش های هر پروژه با کلیک راست بر روی هر پروژه قابلیت تعریف نقش ها را خواهیم داشت :
نقش های قابل تعریف شامل :
1.     پرسنل خاص پروژه
2.     کارفرما
3.     پیمانکار
4.     مشاورین
5.     آزمایشگاه
6.     سهامداران
7.     و یا هر نقش دیگری که توسط کاربر تعریف شده باشد.
·        به هنگام تعریف نقش های هر پروژه قابلیت انتخاب پرسنل شرکت مربوطه و تعریف مسئولیت در این پروژه نیز وجود دارد.

برای تعریف عوامل موثر در پروژه با استفاده از بخش تعریف اشخاص کلیه اطلاعات مربوط به شخصیت های حقیقی را با فرمت ذیل در یافت می کنیم .
3-تعریف اشخاص :
اطلاعات کلیه اشخاص حقیقی دخیل در پروژه در این بخش ثبت می‌گردند.
ورود مشخصات شامل :
·   کد : به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و البته قابل ویرایش توسط کاربر جهت ورود کدهای از قبل تعریف شده نیز می‌باشد.
·   پیشوند (دکتر، مهندس،...)
·   نام و نام خانوادگی
·   کلیه اطلاعات تماسی به تعداد نامحدود اعم از تلفن و فکس (شامل کد کشور، کد شهر، شماره تلفن، داخلی)، موبایل، ایمیل، وب سایت، آدرس همراه با امکان ثبت آدرس بر روی Google map
·   روانشناسی شخص
·   کشور، استان، شهر، منطقه
·   شماره شناسنامه
·   کدملی
·   وضعیت تاهل
·   تاریخ تولد
·

     تاریخ ازدواج
·   تصویر شخص
·   نوع فعالیت: شامل کلیه فعالیت‌های اقتصادی انجام شده توسط وی
·   رشته تحصیلی
·   مدرک تحصیلی
·   درآمد
·   میزان اعتبار
·   تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی اشخاص راحت‌تر انجام خواهد گرفت. به طور مثال مخاطبان شما می‌توانند در سه گروه سبز، زرد و مشکی دسته‌بندی شوند که هریک از این رنگ‌ها معنای بخصوصی در سازمان شما دارند)
·   زبان‌های خارجه همراه با سطح هر یک
·   رنگ مورد علاقه
·   گواهینامه‌ها
·   نحوه آشنایی
·   تعیین اولویت : اشخاصی که میزان ارتباط با آن‌ها بیشتر است را در اولویت بالاتر قرار دهیم تا در لیست مربوطه قابل دسترس‌تر باشند.
·   گروه‌بندی اشخاص به صورت شاخه‌ای و nسطحی
·   رده‌بندی اشخاص در قالب رتبه‌بندی دستی، تاریخ شروع و پایان این رتبه‌بندی
·   تعیین فعال یا غیر‌فعال بودن: اگر پرسنلی از یک سازمان خارج شود، نیازی به حذف آن شخص نیست. بلکه کافی است شخص مدنظر را غیرفعال کنید. در این صورت کلیه اطلاعات شخصی و ارتباطات ایجاد شده با وی باقی خواهند ماند و قابل استناد و گزارش‌گیری نیز هستند.
·   تعیین کارشناس یا کارشناسان مرتبط با این شخص
· تعیین نقش‌های مختلف برای شخص: یک شخص برای مثال در این بخش علاوه بر اینکه پیمانکار
شرکت شما می باشد، می‌تواند نقش‌های دیگری نیز داشته باشد. به طور مثال همزمان پیمانکار یا کارفرمای یکی از شرکت‌ها، تامین کننده یک شخص یا شرکت دیگر و رقیب شخص یا شرکتی دیگر ‌باشد. پس در زمان ارتباط با این شخص می‌توانیم با یک ارزیابی کوتاه کلیه وابستگی‌های شخص را در نظر گرفته و از ارتباطات موجود استفاده کنیم.برای تعریف عوامل موثر در پروژه با استفاده از بخش تعریف شرکت ها کلیه اطلاعات مربوط به شخصیت های حقوقی را در یافت می کنیم .

4-تعریف اشخاص حقوقی
ورود مشخصات شخصیت‌های حقوقی (شرکتهاو سازمانها با نقش های پیمانکار ، کارفرما ، مشاور ، ناظر و ....) شامل :
·   کد: به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و البته قابل ویرایش توسط کاربر جهت ورود کدهای از قبل تعریف شده نیز می‌باشد.
·   نام شرکت
·   نوع شرکت (سهامی خاص، سهامی عام، دولتی، خصوصی...)

·   برند
·   کد اقتصادی
·   درآمد
·   میزان اعتبار
·

   شماره ثبت
·   سال تاسیس و یا تاریخ دقیق تاسیس
·   تعداد کارکنان
·   تصویر آرم شرکت
·   کلیه اطلاعات تماسی به تعداد نامحدود اعم از تلفن و فکس (شامل کد کشور، کد شهر، شماره تلفن، داخلی)، موبایل، ایمیل، وب سایت، آدرس همراه با امکان ثبت آدرس بر روی Google map
·   کشور، استان، شهر، منطقه
·   نحوه آشنایی
·   نوع فعالیت: شامل کلیه فعالیت‌های اقتصادی انجام شده توسط شرکت
·   وضعیت مالکیت: استیجاری، سرقفلی...
·   گواهینامه ها
·   گروه‌بندی شرکت‌ها به صورت شاخه‌ای و nسطحی

·   رده‌بندی شرکت‌ها در قالب رتبه‌بندی دستی، تاریخ شروع و پایان این رتبه‌بندی ، با تعیین رتبه هر شرکت ، در صورت تعیین رنگ برای آن رتبه ، رنگ شرکت به همان رنگ تغییر می کند . به عبارت دیگر شرکت رنگ رتبه خود را خواهد گرفت.
·   تعیین رنگ به شکل دستی (که یافتن و دسته‌بندی شرکت‌ها راحت‌تر انجام خواهد گرفت. به طور مثال شرکت‌ها می‌توانند در سه گروه سبز، زرد و مشکی دسته‌بندی شوند که هریک از این رنگ‌ها معنای بخصوصی در سازمان شما دارند)
·   تعیین اولویت : شرکت‌هایی که میزان ارتباط با آن‌ها بیشتر است را در اولویت بالاتر قرار دهیم تا در لیست مربوطه قابل دسترس‌تر باشند.
·   تعیین فعال یا غیر فعال بودن: اگر یکی از شرکت‌ها فعلا در حال تعلیق است، نیازی به حذف آن شرکت نیست. بلکه کافی است شرکت مد‌نظر را غیرفعال کنید. در این صورت کلیه اطلاعات و ارتباطات ایجاد شده با آن شرکت باقی خواهند ماند و قابل استناد و گزارش‌گیری نیز هستند.
·   تعیین کارشناس یا کارشناسان مرتبط با این مشتری
·   تعیین نقش‌های مختلف برای شرکت: یک شرکت در این بخش علاوه بر اینکه کارفرما شما می باشد، می‌تواند نقش‌های دیگری نیز داشته باشد. به طور مثال همزمان پیمانکار یکی از شرکتها، تامین کننده یک شرکت دیگر و رقیب شرکتی دیگر ‌باشد. پس در زمان ارتباط با این شرکت می‌توانیم با یک ارزیابی کوتاه کلیه وابستگی‌های شرکت را در نظر گرفته و از ارتباطات موجود استفاده کنیم.

5-   تعریف ارتباطات پروژه :

ثبت ارتباطات در هر پروژه می تواند مدیریت کارها و عوامل پروژه را با دقت و سرعت بیشتر میسر نماید . کلیه افراد مرتبط با سازمان که دسترسی برای ورود به برنامه را دارند می بایست هر گونه ارتباط خود را ثبت و ذخیره نمایند .
1.     موضوع ارتباط
2.     ثبت شخص برقرار کننده ارتباط
3.     ثبت انواع روشهای ارتباطی
4.     ثبت زمان ارتباط (تاریخ و ساعت ارتباط)
5.     ثبت کالا یا خدمت متناسب با ارتباط برقرار شده به تعداد نامحدود و توضیحات ارایه شده
6.     ثبت نتایج حاصل شده در ارتباطات هر پروژه
7.     ثبت اثر ارتباط
8.     امکان attachفایل ارتباطی در هر ارتباط در پروژه
9.     توضیحات کلی این ارتباط
با کلیک راست بر روی نقش های هر پروژه امکان تعریف ارتباطات در قبال آن پروژه را خواهید داشت.

6-تعریف وظایف در قبال پروژه
به همین ترتیب امکان ثبت وظیفه در قبال نقش های موجود برای هر پروژه وجود دارد.
وظیفه روزانه کاربر مربوط به هر پروژه :
هر یک از کاربران سیستم به محض ورود، کلیه کارهای خود را در کارتابل روزانه مشاهده می‌کنند. تمامی وظایف هر شخصی در دسته‌های مختلفی قابل نمایش است: وظایف امروز، وظایف آتی، وظایف سر‌رسیده انجام نشده، وظایف تکمیل شده (انجام شده)، وظایف ارجاع شده به کاربر و وظایف ارجاع داده به دیگر کاربران
جهت تعریف یک وظیفه فیلدهای زیر پر می شوند:
1.     کد (به صورت اتوماتیک ثبت میگردد)
2.     عنوان وظیفه
3.     نوع وظیفه
4.     وضعیت وظیفه
5.     اولویت وظیفه (بالا، متوسط، پایین)

·         شخص مرتبط (شخصی که بایستی با وی تماس حاصل شود)
·         عنوان پروژه ای که این وظیفه مربوط به آن می باشد
·         زمان شروع (تاریخ و ساعت)
·         زمان ارجاع (تاریخ و ساعت)
·         زمان سررسید (تاریخ و ساعت) که بایستی وظیه در آن زمان انجام شود.
·         زمان یادآوری (تاریخ و ساعت)
·         نام شخص ارجاع دهنده کار
·         نام شخص مسئول انجام کار که وظیفه به وی ارجاع داده شده است

·         درصد تکمیل
·         زمان تکمیل
·         نتیجه وظیفه
·         توضیحات
·         تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی وظایف راحت‌تر انجام خواهد گرفت. به طور مثال یک وظیفه یا دسته‌ای از وظایف خاص می‌توانند رنگ مشخصی داشته باشند.)
·         تعیین اولویت (به طور مثال در وظایف با اولویت بالا تعدادی از وظایف بایستی ابتدا انجام گیرند.)
·         امکان نمایش وظایف در قالب نمودار گانت چارت

7-آلارم بر روی اطلاعات جمع آوری شده
مشخصاتی که نرم افزار بر روی آن‌ها آلارم میدهد و می توان با توجه به آن مجددا با عوامل پروژه ارتباط برقرار نمود:
1.     در هنگام ارجاع یک وظیفه به یک کاربر
2.     در هنگام تکمیل شدن وظایف ارجاعی که به ارجاع دهنده آلارم داده می شود
3.     در صورت عدم تکمیل یک وظیفه ارجاع شده در زمان سررسید که به ارجاع دهنده و ارجاع شونده آلارم داده می شود
4.     تاریخ یادآوری وظایف
5.     تاریخ تولد
6.     تاریخ تاسیس شرکت
7.     تاریخ اتمام قرارداد
8.     تاریخ سررسید اقساط
9.     تاریخ سررسید چک ها
10....
که این تاریخ‌ها می‌توانند با استفاده از ارسال‌های گروهی نرم افزار و متون پیش فرض به افراد و شرکت‌ها اطلاع رسانی شوند.

8-تعریف فاکتور و پیش فاکتور در قبال پروژه
با تعریف فاکتور و پیش فاکتور در قبال هر پروژه ، میزان تراکنش مالی با یک پروژه مشخص خواهد شد.

پیش فاکتور:
1.      ثبت شماره پیش فاکتور
2.      ثبت تاریخ صدور پیش فاکتور
3.      ثبت تاریخ پایان اعتبار پیش فاکتور
4.      عنوان پیش فاکتور (پیش فاکتور فروش، درخواست خرید کالا، سفارش کالا ....)
5.      قالب (فرمت چاپی مورد استفاده)
6.      شخص صادر کننده

8. عنوان پروژه ای که این هزینه می خواهد در آن انجام شود.

9. میزان تخفیف (مبلغ یا درصدی از قیمت)
10.مالیات بر ارزش افزوده
11.لیست کالاهای ارائه شده (نام کالا، تعداد کالا، قیمت فروش، شماره سریال، بارکد، زمان تحویل، زمان شروع گارانتی، زمان پایان گارانتی، تعیین تخفیف بر اساس درصد یا مبلغی از قیمت)
12.ثبت نحوه پرداخت توافق شده شامل نقد، چک، اقساط، POS
13.امکان چاپ پیش فاکتور با فرمت مناسب انتخاب شده
14.قابلیت تبدیل پیش فاکتور به فاکتور
15.قابلیت ایجاد فرمت های مختلف چاپی برای پیش فاکتور

فاکتور:
16.ثبت شماره فاکتور
17.ثبت شماره پیش فاکتور مبدل شده به فاکتور
18.ثبت تاریخ صدور فاکتور

19.عنوان فاکتور (فاکتور فروش، صورتحساب فروش کالا ....)
20.قالب (فرمت چاپی مورد استفاده)
21.شخص صادر کننده
22.عنوان پروژه ای که این هزینه در آن انجام شده است .
23.میزان تخفیف (مبلغ یا درصدی از قیمت)
24.مالیات بر ارزش افزوده
25.شماره بارنامه
26.شماره خروج
27.لیست کالاهای ارائه شده (نام کالا، تعداد کالا، قیمت فروش، شماره سریال، بارکد، زمان تحویل، زمان شروع گارانتی، زمان پایان گارانتی، میزان تخفیف بر اساس درصد یا مبلغی از قیمت)
28.ثبت نحوه پرداخت شامل نقد، چک، اقساط، POSهمراه با مشخصات بانک، شعبه، شماره حساب ... مربوطه که در صورت پرداخت هر یک از این مبالغ توسط مشتری، تاریخ وصول جهت اطلاع از میزان خوش حسابی یا بد حسابی قابل ثبت است.
29.امکان چاپ فاکتور با فرمت مناسب انتخاب شده
30.امکان تعریف فرمت های چاپی مختلف برای فاکتور

9-کاربران:
هر یک از اشخاص و شرکتها (پرسنل شرکت، پیمانکاران ، مشاوران ، ناظران و....) که قصد استفاده از نرم افزار را داشته باشند با سطح دسترسی تعیین شده می‌توانند از بخش‌های مختلف نرم افزار استفاده کنند. تنها کافی است نام کاربری، رمز عبور و الگوی دسترسی ایشان تعریف شود.
دو نوع سطح دسترسی در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان طلوع قابل تعریف می باشد:

سطح دسترسی به فرم ها :
در سطح دسترسی به فرم ها ، برای هر الگوی دسترسی و در نتیجه برای کلیه کاربران عضو در این الگو ، نحوه دسترسی به این فرم تعیین می شود. این دسترسی ها شامل :
Ø      دسترسی به ورود رکورد جدید
Ø      دسترسی به ویرایش رکود های قبلی
Ø      دسترسی به حذف منطقی
Ø      دسترسی به حذف فیزیکی
Ø      دسترسی به گزارشها
Ø      دسترسی به آمار
Ø      دسترسی به تعیین کارشناس مربوطه
Ø      دسترسی به ارسال ها
Ø      دسترسی به خروجی های Excel و word
Ø      دسترسی به چاپ
Ø      دسترسی به غیر فعال سازی رکوردها

سطح دسترسی به رکوردها:
در دسترسی به رکوردها، نحوه دسترسی کاربر به رکوردهای موجود در شرکتها و اشخاص تعیین می شود.
Ø      در صورتی که دسترسی بر مبنای کارشناس مربوطه باشد، در این صورت کاربر فقط به رکوردهایی دسترسی دارد که این کاربر به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشد.
Ø      در صورتی که دسترسی بر مبنای الگوی مربوطه باشد ، در این صورت کاربر به کلیه رکورد هایی دسترسی دارد که این کاربر و کاربران هم الگوی او ، به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشند.

10- گزارشات:
نرم افزار مدیریت ارتباطات پروژه طلوع، امکان تهیه گزارش بر حسب تمامی پارامترهای ورودی را دارد.انواع گزارشات در موجودیت های مختلف قابل تعریف و دسترسی هستند.این گزارشات در قالب گزارشات داده ای و یا نموداری در اختیار کاربران قرار می گیرند.
هر گزارش دارای یک فرم گزارش است ، که کاربر می تواند با تعریف شرایط و فیلترینگ های مورد نظر خود در آن، گزارش مورد نیاز خود را بگیرد.
نمونه گزارشات آماده در این سیستم :
Ø      گزارشات مربوط به شرکتها
Ø      گزارشات مربوط به اشخاص

Ø      گزارشات مربوط به ارتباطات
Ø      گزارشات مربوط به پیش فاکتور
Ø      گزارشات مربوط به وظایف
Ø      گزارشات مربوط به تاریخچه رکوردها

11-  داشبورد
داشبورد این سیستم دارای قابلیت های زیر می باشد:
Ø      قابلیت چینش بلاک ها توسط هر کاربر
Ø      قابلیت تعریف سطح دسترسی بلاک ها برای هر الگوی دسترسی
Ø      قابلیت باز کردن و یا بستن بلاک ها
Ø      قابلیت ایجاد بلاک های گرافیکی از بخش گزارشات
Ø      قابلیت بروز رسانی بلاک ها
Ø      قابلیت نمایش بلاک ها از یک ستون تا چهارستون در صفحه
Ø      قابلیت تعریف یادداشت روزانه برای هر کاربر
Ø      قابلیت دسترسی به تقویم و ماشین حساب

12-  امکان انجام ارسال های اتوماتیک و یا دستی در قبال عوامل پروژه
راههای ارتباطی برنامه:
این نرم افزار با استفاده از کنترل درگاههای مختلف ارتباطی سازمان، مدیریت ارتباطات در پروژه را از راه دور تسهیل می‌نماید. این راههای ارتباطی با کمک به بخش مدیریت و کاهش هزینه های اجرایی تعداد زیادی از مخاطبان را در یک ارتباط هدف قرار می دهند.

انواع مختلف راههای ارتباطی موجود در برنامه:
·        ارسال SMSبه یک یا گروهی از مخاطبان و پیگیری آن ها
هنگامی که شما قصد داشته باشید برای یک یا گروهی از مخاطبان SMSارسال کنید، با صرف کمترین زمان کافی است گروه مدنظر خود را انتخاب کنید و سپس نسبت به ارسال SMSاقدام نمایید. این SMS‌ها در قالب‌های استاندارد از پیش تعیین شده ارسال می‌گردند. قالب‌های تعیین شده می‌توانند شامل نام شخص، نام شرکت یا هر نوع اطلاعات دیگری باشند. به این صورت SMS‌ها به نام شخص دریافت کننده ارسال می‌گردند که اثرگذاری بیشتری دارند.

بعد از ارسال SMS‌ها ارتباطی به صورت اتوماتیک برای این شخص/شرکت ثبت می‌گردد.
جهت ارسال SMSامکان استفاده از accountسایت‌های مگفا، آتیه داده پرداز، رهیاب، ایرانیان SMS، پارسی نیک و ... می‌باشد که هزینه عضویت و شارژ SMSدر این وب سایت‌ها بنا به تعداد SMSهای شارژ شده توسط شما، متفاوت است. در این روش، نیاز به سیم کارت نیست و فقط کافی است به اینترنت متصل باشید.
همچنین برای این منظور میتوان از دستگاه GSM Modemاستفاده کرد که در این روش SMSها از سیم کارت شما ارسال می‌گردند. مدل‌های مختلف این دستگاه قیمت‌های متفاوتی به جهت تفاوت در سرعت انتقال اطلاعات و همچنین حجم SMS‌های ارسالی دارند که در صورت خرید هر دستگاه از جانب شما و تست از جانب ما، قابلیت کار با نرم افزار موجود است. مدلهایی نظیر Tatungو Siemens وMaestro که به موبایل های صنعتی معروفند، مناسب هستند.
همچنین جهت ارسال SMSاز طریق سیم کارت، می‌توانید از گوشی‌های موبایلی که دارای فناوری GSMهستند نیز استفاده کنید.

·        ارسال فکس به یک ، یا گروهی از مخاطبان
هنگامی که قصد ارسال فکس برای یک یا گروهی از مخاطبان داشته باشید، یافتن نام شرکت‌ها و مدیران مرتبط، شماره فکس و ارسال دستی کار زمان‌بری خواهد بود.
به کمک این نرم افزار و با وجود دیتابیس کامل موجود، شما قادر خواهید بود با صرف کمترین زمان در جهت اطلاع رسانی و یا ارسال پیام های خاص به وسیله فکس اقدام کنید. این فکس‌ها می‌توانند در قالب‌های استاندارد از پیش تعیین شده ارسال ‌گردند. به طور مثال قالب مدنظر شما می‌تواند شامل نام شرکت، نام شخص مرتبط، پیشوند (دکتر، مهندس،...)، جنسیت و سمت فرد باشد. به این ترتیب نرم افزار، متن فکس را با عبارتی مانند:
حضور محترم مدیر پروژه شرکت X
جناب آقای مهندس Y
شروع میکند و اسامی، سمت‌ها، جنسیت‌ها،... را یک به یک عوض می‌کند. این امکان می‌تواند در متن فکس هم وجود داشته باشد که متنی مشخص یا متنی داینامیک برای مشتریان ارسال گردد.

به این ترتیب اطلاعات به شخص مورد نظر ارسال می‌گردند و اثرگذاری فکس‌ها بالاتر خواهد بود. پس از ارسال فکس‌ها، ارتباطی به صورت اتوماتیک برای شخص/شرکت ثبت می‌گردد و طی گزارشی مشخص می‌شود که به کدام یک از مشتریان فکس ارسال شده و کدام یک، آن را دریافت نکرده‌اند.
·        ارسال نامه به یک ، یا گروهی از مخاطبان و چاپ آدرس
ارسال گروهی نامه دقیقا شبیه ارسال گروهی فکس می‌باشد به این ترتیب که نرم افزار، متن و عناوین نامه‌ها را دقیقا مطابق قالب تعریف شده پرینت می‌کند.
علاوه بر آن پاکت‌های پستی نیز قابل چاپ هستند. آدرس، کدپستی، صندوق پستی، نام شخص گیرنده نامه و هر نوع اطلاعاتی که در قالب مدنظر شما وجود داشته باشد روی پاکت‌های پستی چاپ می‌گردند.

ارسال ایمیل و خبرنامه به یک ، یا گروهی از مخاطبان

ارسال گروهی ایمیل، به صورت آنلاین قابل انجام است که Subjectایمیل‌ها، متن ایمیل‌ها و فایل attachقابل ثبت هستند. این ایمیل‌ها با توجه به قالب تعریف شده از سوی شما می‌تواند به صورت داینامیک بنا به نیاز شما تغییر کند.

فرمت تمامی ایمیل‌ها قبل از ارسال ایمیل توسط نرم افزار چک می‌شوند و بدین طریق می توان از معتبر یا نامعتبر بودن این ایمیل ها قبل از ارسال، توسط نرم افزار اطمینان حاصل کرد.
همچنین با توجه به تکنولوژی به کار رفته در ارسال، این ایمیل‌ها حتما به inboxارسال می‌گردند.

امکان Caller ID:

با قابلیت نمایش خلاصه اطلاعاتی از شخص تماس گیرنده در هنگام تماس ، موجب هوشمندی سازمان شما در تعامل و شروع ارتباط خواهد شد.
·         شماره تماس گیرنده
·         گروه تماس گیرنده
·         شخص تماس گیرنده
·        نمایش مختصری از اطلاعات و ارتباطات

·        امکان ضبط مکالمات تلفنی

قابلیت ضبط کلیه مکالمات ورودی و خروجی، به صورتی که فایلهای ضبط شده به صورت اتوماتیک در بخش ارتباطات مشتری attachمی‌شوند. همچنین قابلیت گزارش گیری روی مکالمات ضبط شده، تماس های از دست رفته و پیگیری های صورت گرفته وجود خواهد داشت.

·        امکان ارتباط با سرور VoIP
در بسیاری از پروژه ها با توجه به دور بودن محل اجرای پروژه از دفتر مرکزی از سیستم VoIP برای کاهش هزینه ارتباط تلفنی استفاده می شود . در صورتی که در سازمان شما از این سیستم استفاده بشود ، می توان ارتباطات این سیستم را در داخل نرم افزار مدیریت ارتباط پروژه مدیریت نمود .
برای آشنایی با این سیتم ابتدا توضیحات مختصری در باره ای سیستم داده می شود

Ø     سرور VoIPچیست ؟
VoIP یا پروتکل صوت روی اینترنت، روشی جهت تبدیل سیگنال‌های صوتی آنالوگ یک مکالمه تلفنی به داده‌های دیجیتالی است که قادر هستند تا به وسیله شبکه اینترنت ویا اینترانت به هر کجا منتقل شوند. در واقع ، با استفاده از فن آوریVoIP صدای انسان توسط بسته های اطلاعاتیIP و از طریق اینترنت و یا اینترانت ارسال می گردد . با استفاده ازVoIPهزینه مکالمه بسیار کمتر است و برای سرویس ها نیازی به شرکتهای مخابراتی نداریم.
Ø     نحوه ارتباط با سرور های VoIP
در نرم افزار مدیریت ارتباط پروژه طلوع امکان ارتباط با سرور Asteriskکه یکی از معروف ترین سرویس دهنده های VoIPمی باشد فراهم شده است.
قابلیت های زیر برای ارتباط با سرور VOIPفراهم شده است:
Ø               قابلیت Dial در داخل نرم افزار CRMو شماره گیری توسط Asterisk
Ø               قابلیت ارسال CallerID تشخیص داده شده در سرور Asteriskبه نرم افزار CRM طلوع و نمایش اطلاعات تماس گیرنده
Ø               قابلیت فرمان دهی نرم افزار CRMطلوع جهت وصل کردن اتوماتیک تماس ورودی به یک کاربر خاص مثلا : در صورت برنامه ریزی در این نرم افزار می توان تمامی کسانی که تماس می گیرند و در نرم افزار CRMطلوع شناسایی می شوند را به صورت اتوماتیک به کارشناس مربوطه آن مشتری وصل نمود و کلیه تماس های ناشناس را به یک کاربر خاص (مثلا منشی ) اتصال داد.
Ø               قابلیت ارسال فکس از طریق سرور Asterisk، که در این مورد کلیه فکس های تعریف شده در نرم افزار CRM طلوع از طریق سرور Asteriskارسال می شود
Ø               قابلیت دریافت فکس های رسیده در سرور Asteriskو ثبت آن در نرم افزار CRMطلوع

·        قابلیت Dialing:
در نرم افزار مدیریت ارتباط پروژه طلوع کاربر می تواند با کلیک بر روی شماره های تلفن ، فکس و موبایل های موجود ، شماره گیری انجام شود و سپس کاربر با برداشتن گوشی تلفن با شخص مرود نظر صحبت نماید.
در صورت عدم وجود سیستم VoIPلازم است کامپیوتر کاربر دارای کارت مودم باشدو گوشی تلفن به آن متصل باشد.

·        ماژول نظرسنجی و رضایت سنجی
·         امکان ایجاد انواع فرمهای نظرسنجی (فرم پویا و دارای چندین انتخاب در گزینه‌ها و یا فرم با گزینه‌های از پیش تعیین شده)

·         امکان ایجاد سوالات تستی و تشریحی
·         امکان ایجاد گزینه های تستی و پاسخهای تشریحی
·         امکان پاسخگویی به فرم‌ها توسط خود مخاطبان از طریق وب سایت و یا کنترل پنل ایشان
·         امکان گزارش گیری از میزان رضایت و نظرات یک شخص خاص و یا گروهی از افراد

در مجموع با کمک قابلیت های ارسال و دریافت موجود در نرم افزار مدیریت ارتباط پروژه طلوع، که در این سیستم قابل دستیابی می باشد، می توان برای کلیه عوامل و دست اندرکاران پروژه انواع ارسال و دریافت شامل SMS،ایمیل و فکس را به شکل گروهی و یا تکی ارسال نمود.
·        امکانات دیگر:
·    قابلیت نمایش تاریخچه رکوردها در بخش history: که مشخض شود هر بخشی از اطلاعات توسط کدام کاربر و در چه تاریخ و ساعتی ایجاد شدند، توسط کدام یک و در چه زمانی ویرایش شدند...
·         امکان دریافت خروجی html، word، txt، xmlاز کلیه اطلاعات
·         تهیه پشتیبان از اطلاعات برنامه و بازخوانی اطلاعات

در صورتیکه سازمان فروش نیز برای مدیریت ارتباطات خود با مشتریان و مخاطبان سازمان بخواهد استفاده نماید می تواند از این سیستم برای مدیریت بهتر با مشتریان استفاده نماید .بدون شک در جهان رقابتی امروز با عنایت به گسترش رقابت در تجارت، شاهد افزایش توجه بیشتر به مشتری، یا به عبارت دیگر گسترش مفهوم مشتری محوری هستیم. این امر استفاده از سیستم های مکانیزه و یکپارچه در این زمینه را اجتناب ناپذیر کرده است.
قوانین ذیل برای محوریت مشتری وفادار در دنیای به شدت رقابتی امروز ارائه شده است:
·        قانون پارتو: 20درصد مشتریان، 80 درصد سود آوری سازمان را ایجاد می کند.
·        فروش به مشتری جدید نیاز به 4 تا 5 برابر تماس بیشتر دارد تا فروش جدید به مشتریان قدیم.
·        جذب مشتری جدید تا 8 برابر گرانتر از تکرار معامله با مشتری قدیم است.
·        مشتری راضی به 3 تا 5 نفر احساس مثبت خودرا منتقل می کند ویک مشتری ناراضی به 8 تا 11 نفر احساس منفی خود را انتقال می دهد.
·        طبق نظر ریچهلد با افزایش 5% در میزان وفاداری مشتریان به میزان 25 تا 100% به میزان درآمد سازمان افزوده خواهد شد.

1- ثبت کلیه اطلاعات مشتریان :
کلیه اطلاعات مشتریان با توجه به نیاز هر سازمان قابل در ج در برنامه می باشد . فرمت این اطلاعات مشابه اطلاعات اشخاص حقیقی می باشد ، با این تفاوت که نقش این افراد در برنامه مشتری می باشد . لازم به ذکر است که مشتری هم می تواند در یک لحظه دارای چند نقش نسبت به سازمان شما باشد
2- نمایندگی ها:
اطلاعات کلیه اشخاص و شرکتها که نمایندگی محصولات و خدمات شرکت را عهده دار می‌باشند در این قسمت ثبت می‌گردد. فیلدهای این بخش شبیه فیلدهای اشاره شده در بخش مشتریان می‌باشند. اشخاص و شرکتهای این بخش علاوه بر نقش نماینده می‌توانند نقش‌های دیگری را نیز بپذیرند.

3- رقبا:
اطلاعات کلیه اشخاص و شرکتها که رقیب شرکت استفاده کننده نرم افزار می‌باشند در این قسمت ثبت می‌گردد. فیلدهای این بخش شبیه فیلدهای اشاره شده در بخش مشتریان می‌باشند. اشخاص و شرکت‌های این بخش علاوه بر نقش رقیب می‌توانند نقش‌های دیگری را نیز بپذیرند.

4- ثبت کلیه ارتباطات:
کلیه ارتباطاتی که با مشتریان، تامین کنندگان، نمایندگی‌ها و رقبا برقرار می‌شوند قابل ثبت و گزارش‌گیری در نرم افزار می‌باشند.
·         موضوع ارتباط
·         ثبت بازاریاب یا شخص برقرار کننده ارتباط
·         ثبت انواع روشهای ارتباطی
·         ثبت زمان ارتباط (تاریخ و ساعت ارتباط)
·         ثبت کالای متناسب با ارتباط برقرار شده به تعداد نامحدود و توضیحات ارایه شده به مشتری
·         ثبت انواع نتایج ارتباطی
·         ثبت اثر ارتباط
·         امکان attachفایل ارتباطی مبادله شده
·         توضیحات کلی این ارتباط
5- تعریف کالا و خدمات :
·         تعریف خدمات و محصولات قابل ارائه توسط شرکت
·         تعیین نام تامین کننده
·         تعریف هزینه هر محصول (قیمت خرید کالا، قیمت فروش کالا، تاریخ آخرین قیمت گیری، ساعت آخرین قیمت گیری)
·         امکان تعیین رنج قیمتی محصولات بر اساس تعداد فروخته شده
·         واحد اندازه گیری
·         تعیین اینکه آیا امکان تخفیف دادن وجود دارد یا خیر.
·         تعیین اینکه آیا امکان افزایش قیمت برای کارشناسان فروش وجود دارد یا خیر.
·         تعیین اینکه آیا در حال حاضر قابل فروش است یا خیر.
·         شماره بارکد
·         شماره سریال
·         تعیین میزان گارانتی محصولات
·         امکان گروه بندی nسطحی خدمات و محصولات
·         تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی محصولات و خدمات راحت‌تر انجام خواهد گرفت. به طور مثال یک کالای خاص می‌تواند رنگ مشخصی داشته باشد.)

6- کارتابل روزانه :
هر یک از کاربران سیستم به محض ورود، کلیه کارهای خود را در کارتابل روزانه مشاهده می‌کنند. تمامی وظایف هر شخصی در دسته‌های مختلفی قابل نمایش است: وظایف امروز، وظایف آتی، وظایف سر‌رسیده انجام نشده، وظایف تکمیل شده (انجام شده)، وظایف ارجاع شده به کاربر و وظایف ارجاع داده به دیگر کاربران

7- آلارم بر روی اطلاعات جمع آوری شده:
مشخصاتی که نرم افزار بر روی آن‌ها آلارم میدهد و می توان با توجه به آن مجددا با مشتری ارتباط بر قرارنمود:
·         در هنگام ارجاع یک وظیفه به یک کاربر
·         در هنگام تکمیل شدن وظایف ارجاعی که به ارجاع دهنده آلارم داده می شود
·         در صورت عدم تکمیل یک وظیفه ارجاع شده در زمان سررسید که به ارجاع دهنده و ارجاع شونده آلارم داده می شود
·         تاریخ یادآوری وظایف
·         تاریخ اتمام قرارداد
·         تاریخ سررسید اقساط
·         تاریخ سررسید چک ها
·         ...
که این تاریخ‌ها می‌توانند با استفاده از ارسال‌های گروهی نرم افزار و متون پیش فرض به افراد و شرکت‌ها اطلاع رسانی شوند.
8- خدمات پس از فروش
در این بخش از نرم افزار ، ابتدا برای هر مشکل یا خواسته مشتری یک تیکت شامل فیلدهای زیرتعریف می شود:
·         عنوان تیکت
·         شماره تیکت
·         گروه بندی
·         مسئول پیگیری
·         نام مشتری
·         نام محصول
·         اشکال
·         زمان شروع
·         زمان پایان
·         راه حل

سپس کلیه ارتباطاتی که در رابطه با تیکت مشتری با وی داشته ایم با ذکر جزئیات ثبت خواهد شد. این قسمت نیز شامل فیلدهای زیر می باشد:
·         شماره تیکت
·         موضوع ارتباط
·         برقرار کننده تماس
·         نام مشتری
·         نوع ارتباط
·         نت