نحوه شکل گیری ERP

مدیریت منابع سازمانی از جمله مفاهیمی است که در امتداد استراتژی «تمرکز در عین توزیع پذیری» با هدف شناخت، برنامه ریزی، تخصیص و ارزیابی منابع سازمانی شکل گرفت. درگذشته بسیاری از فعالیت های زنجیره تأمین بطور سنتی با کاغذ، تلفن و فاکس انجام می شدند، که بسیار ناکارآمد، پر هزینه، کند و پر خطا بودند. بنابراین زمانی که استفاده از کامپیوتر در کسب و کار آغاز شد، بسیاری از افراد خواستار خودکار سازی فرآیندهای زنجیره ی تأمین شدند. امروزه سازو کارهای سنتی و دستی به هیچ وجه پاسخ گوی نیازمندی های یک سازمان نیست، سازمان های امروزی در جهت جهانی شدن با یکدیگر به رقابت می پردازند که این رقابت به سطوح بی‌سابقه ای منجر شده است. بنابراین سازمان ها برای عقب نماندن از قافله ی رقیبان و حفظ مزیت رقابتی خود، مجبور هستند فناوری های نوین را بکار گیرند، و به دنبال یافتن راه حل‌های کاری بهتری با ساختارهای انعطاف پذیرتر و قابل اطمینان تر بگردند. بسیاری از زیرساختارهای سازمانی و تشکیلاتی، توسط سیستم های اطلاعاتی ( که فرآیندهای کاری را بطور مستقیم و یا غیرمستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می‌کنند ) توانمندتر شده‌اند. با اداره مؤثرتر این فرآیندها مزایای رقابتی می‌توانند از طریق کاهش هزینه، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان حاصل شوند. فلسفه ی وجودی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی را می توان در راستای همین درخواست و نیاز انسانها به حساب آورد، چرا که امروزه پیچیدگی بیش از پیش سازمانها و افزایش باور نکردنی حجم اطلاعات، استفاده از سیستمهای کامپیوتری را بمنظور خودکارسازی جریان اطلاعات در تمام سطوح و لایه های سازمان ناگزیر نموده است. با کوتاه شدن دوره عمر محصولات، سازمان ها قار نخواهند بود در این محیط رقابتی و همراه با تغییرات شدید در فنآوری، منابع زیادی را برای تولید محصولات جدید صرف نمایند و به عبارتی باید به فکر استفاده بهینه از منابع باشند. بر همین اساس و در جهت استفاده بهینه از منابع سازمان، مشکل اصلی مدیران کمبود اطلاعات راجع به منابع سازمان نیست بلکه مسئله اصلی همان چگونگی استفاده از حجم زیاد اطلاعات در سازمان می باشد. امروزه استفاده از سیستم های اطلاعاتی که یکی از دستاوردهای فناوری اطلاعات در سازمانها است به یک ضرورت تبدیل گشته و سازمان ها را در جهت استفاده هر چه بیشتر از این فناوری جدید که بستگی به تفکر مدیران ارشد سازمان و شناخت و درک آنان از اهمیت این سیستم ها در امور سازمان دارد، ترغیب خواهد کرد. سیستم های اطلاعاتی کارا و یکپارچه که بتوانند همه فعالیتها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را بموقع در اختیار استفاده کنندگان آن قرار دهند، از ابزارهای مفیدی هستند که سازمانها برای افزایش قابلیتهای خود، بهبود عملکرد، تصمیم گیری بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی از آن استفاده می کنند.

در این میان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان از آخرین ابزارهای مدیریتی است که قادر است اطلاعات موجود در سازمان را در تمام حوزه های فعالیت سازمان به طور یکپارچه و منسجم جمع آوری کند و این اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار استفاده کنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. ERP یک راه حل بر اتوماسیون فرآیند کاری است، یکی از فناوری های بسیار پیشرفته و تأثیر گذار بر روند مدیریت و بهبود عملکرد و بهره وری سازمان ها، زیرا همچنان که در سطور بعدی ملاحظه خواهید فرمود ماهیت نرم افزاری این سیستم و همچنین پویایی و توسعه پذیری آن، این امکان را برای تحلیلگران و طراحان سیستم فراهم نموده است که در طول زمان به تناسب تغییر نیازمندی های سازمان آنرا به گونه ای توسعه دهند که احتیاجات موجود را برطرف نماید.

سیستم های ERP حول تفکر برنامه‌های کاربردی پیش ساخته تکامل یافته‌اند. فروشندگان، برنامه‌های کاربردی را برای هر بخش خاصی از صنایع، تولید می‌کنند. سازمان‌ها، برنامه‌های کاربردی را مطابق با نیازهایشان خریداری می‌کنند. در این برنامه های کاربردی مدل‌های گردش کار جاسازی شده‌اند. همچنین برنامه‌های کاربردی آماده بمنظور برخی انعطاف پذیری‌ها در پیکربندی و شکل دهی فرآیندهای کاری، ‌پارامتری شده‌اند. هر یک از برنامه‌های کاربردی در بردارنده ی داده‌ها و اطلاعاتی می‌باشند که به واسطه این اطلاعات فرآیندهای سازمانی را کنترل می‌نمایند و به منظور بایگانی بهتر یا به عبارتی متناسب با سازمان‌های اجرایی غالباً برنامه‌های کاربردی نیاز دارند تا به واسطه ی تنظیم و به کارگذاری هزاران پارامتر، درخور سازمان‌های مورد نظر باشند.

در سیستم‌های ERP معمولاً مدل گردش کار در نرم‌افزار برنامه کاربردی جاسازی می‌شود. به منظور شکل‌دهی فرآیند گردش کار، بیشتر پارامترهایی که ERP دارد به طرق مختلفی انعطاف پذیر است. مثلاً جریان یک تغییر نیازمندی از طرف مشتری در یک سازمان را در نظر بگیرید که از مرحله اعلام درخواست تا رسیدگی به درخواست وی توسط یک نرم‌افزار کنترل می شود. یعنی ابتدا مشتری درخواست خود را از نماینده خود دریافت نموده سپس تغییرات نیازمندی لازمه را در برنامه کاربردی مربوطه ثبت می‌کند. سپس با اعمال نظر مثلا مدیر اعتباری و مدیر تولید و مدیر فروش تغییرات مورد نظر اعمال می‌شود.

سیستم‌های ERP جهت خودکار کردن وظایف کاری پدید آمده‌اند و راه حل داده ‌ای ( اطلاعاتی ) یکپارچه‌ای را در سر تا سر زیر ساختار سازمانی ارائه می‌دهند. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، ‌سیستم‌های اطلاعاتی پیکره‌بندی شده‌ای می‌باشند که اطلاعات و فرآیندها مبتنی بر اطلاعات را در داخل و در میان نواحی وظیفه‌مند درسازمان یکپارچه می‌کنند. به طور متداول شرکت‌ها به جهت برآوردن نیازهای هر یک از سیستم‌های وظیفه‌مند نظیر حسابداری، خرید، برنامه‌ریزی و موجودی،‌ برنامه‌های کامپیوتری مجزایی ایجاد می‌کنند. چنین سیستم هایی درون جزایر متناقض اطلاعاتی رشد می‌کنند، بنابراین تحکیم و اتحادشان ممکن نمی‌باشد. در نتیجه راه‌حل سیستم‌های ERP توانایی اداره کردن را فراهم کرده و اطلاعات و سرویس‌های دپارتمانهای سرتاسر یک سازمان یکدست را یکپارچه می‌نمایند. این راه‌حل به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که تمام منابع‌شان را بهتر اداره کنند و بدینوسیله آنها به واسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرآیندهای کاری مختلف هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش می‌دهند.

لازم بذکر است که منظور از یکپارچگی در این نرم افزارها  استفاده اشتراکی دو یا تعداد بیشتری از برنامه های کاربردی موجود در این سیستمها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستم ها این اطلاعات یکسان را همواره و در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار میدهند .

به‌طور کلی منابع شرکت را به چهار منبع اساسی تقسیم می کنند.

1.منابع انسانی

2. تجهیزات و امکانات

3. ماشین آلات

4. پول

در این میان با ارزش ترین آنها منابع انسانی است که دانش و مهارتهای افراد را در بر می‌گیرد.

دانش خود به دو نوع تقسیم می‌شود.

• دانش واضح و قابل لمس، مثل سخنرانی ها، کتب و مقالات.
• دانش غیر قابل لمس، یعنی دانشی که در حافظه انسان نهفته است.

این دانش باید از حافظه دریافت شود و سیستم های مانند مدیریت ارتباط با مشتریان (نرم افزار crm) که حاوی اطلاعات ذی قیمتی از مشتریان و نحوه تعامل با انهاست در نرم افزار CRM  به عنوان یک زیر سیستم در سامانه ERP  می تواند نقش بسیار مهمی در بالا بردن حافظه سازمانی ایفا نماید .