شرکت نهرآب گستر الماس به عنوان نماینده رسمی و بازرگانی و فروش گروه صنعتی کارخانجات نهرآب گستر اشتهارد و آب صنعت تهران در سال 1399 آغاز به کار کرد.

هدف این مجموعه ارتقای سطح کیفی خدمت رسانی، دسترسی سریعتر و بهتر به دانش فنی و ارائه مجموعه کاملی از محصولات مصرفی در صنعت آب از جمله شیرآلات و اتصالات چدنی و فولادی و محصولات کامپوزیتی مانند حوضچه ها، اتاقک شیر و… است.

شرکت نهرآب گستر الماس از جمله مجموعه هایی است که با طیف گسترده ای از شرکت ها و سازمان ها در ارتباط است. از این رو باید بتواند به جریان دائمی مکاتبات سریع و موثر پاسخ دهد.

پاسخ به موقع به مکاتبات ورودی و خروجی از عناصر کلیدی در این مجموعه است اما تا پیش از این ماهیتی آشفته به خود گرفته بود و مدیریت مکاتبات را به یک چالش جدی تبدیل کرده بود. این شرکت به منظور مدیریت مشتریان خود و مدیریت مکاتبات اقدام به خرید نرم افزار CRM ایده پرداز طلوع کرد.

یکی از ماژول های کاربردی که در نرم افزار CRM طلوع ویژه این قبیل شرکت ها طراحی شده است ماژول نامه نگاری و مدیریت مکاتبات است. ماژول نامه نگاری برای ردیابی و مدیریت نامه های صادره، وارده و داخلی یک سازمان و در دسترسِ کاربران قرار دادن با توجه به نقش و دسترسی آنها استفاده می شود.

مدیریت موفق مکاتبات زمانی حاصل می شود که مکاتبات فیزیکی و دیجیتالی متمرکز شده و در طول چرخه حیات خود از زمان ایجاد، جمع آوری، پردازش، بایگانی، بازیابی، ردیابی، ایجاد گزارش مدیریت شوند.

مزایای ماژول نامه نگاری نرم افزار CRM طلوع برای شرکت ها و سازمان ها:

سرعت بخشیدن به رسیدگی و پاسخگویی سریع به مکاتبات

مدیریت تعداد زیادی از نامه ها به صورت الکترونیکی

کاهش چشم گیر هزینه مدیریت برنامه های پیچیده مکاتبه

رابط کاربری ایمن و تحت وب

ارائه اطلاعات و گزارشات آماری

فرآیندهای ساختاری و پیگیری راحت تر

بهبود کارایی و بهره وری

با توجه به انواع گوناگون اسناد از قبیل کاغذی، نامه ها، نامه های الکترونیکی، اسناد الکترونیکی، نمابر، برخورد دستی با مکاتبات ورودی و خروجی منجر به زمان پردازش بالاتر، تخصیص ناکارآمد کارمندان و افزایش هزینه های مدیریت و نظارت می شود.

ماژول نامه نگاری در واقع اتوماسیون یکپارچه ای برای صرفه جویی در هزینه های مدیریت نامه ها فراهم می کند، در حالی که کیفیت خدمات کارمندان را افزایش می دهد، رضایت مشتری را افزایش می دهد و بهره وری را بهبود می بخشد.

از طرف دیگر امنیت داده ها و نامه نگاری بین مشتریان از بالاترین اولویت های هر شرکت است. برخی از مکاتبات ممکن است حاوی اطلاعات حساس تری نسبت به بقیه باشد، بنابراین مهم است که اسناد رسمی و همچنین اطلاعات محرمانه تر ایمن بمانند و به دست افراد ناشناس نرسند.

دلیل دیگری که رویکرد دیجیتال برای پردازش مکاتبات یک روش مطمئن تر است اینست که مدیریت مکاتبات کاغذی دشوار است. داده ها و ارتباطات دیجیتال با امنیت بالا و بهتر محافظت می شود.

پردازش مکاتبات فقط برای مشاغل و پروژه های کلان حیاتی نیست. همه شرکت ها در سراسر دنیا باید رویکرد جدی به سیستم مدیریت مکاتبات خود داشته باشند. نحوه برخورد یک شرکت با مکاتبات بیانگر حرفه ای بودن، سازماندهی و توانایی های آنها است.