اساسا دو نوع شخصیت برای هر نوع ارتباط قابل تصور می باشد . هر سازمان یا شرکت یا شخصیت حقوقی در درون خود شخصیت های حقیقی دارد که عملا ارتباط ما با آنها از طریق این سازمان معنی پیدا میکند .پس یک وابستگی بین جایگاه افراد و سازمانی که آن فرد از طریق آن سازمان با ما در ارتباط قرار گرفته است وجود دارد. حال با عنایت به این مقدمه ما ممکن است با افراد زیادی و از یک سازمان متناسب با نوع کالا و نوع قرارداد و تعامل در ارتباط باشیم .

برای مثال یک شرکت فروشنده کالا ممکن است هم با مدیر تدارکات در ارتباط باشد هم با مدیر بازرگانی .

وقتی ممکن است در یک سطح بالاتر با مدیر عامل هم در ارتباط باشد.سپس اطلاعات هرکدام از این جایگاه های سازمانی به تفکیک امکان ثبت داشته باشد.

نکته ای که در اغلب نرم افزارهای مدیریت ارتباط یا مشتریان از آن غفلت می شود سوابق قبلی یک فرد در جایگاه سازمانی میباشد.

برای مثال یک شخص در یک سازمان در جایگاه کارشناس تدارکات بوده و جدیدا به مدیر تدارکات ارتقا یافته است .مجموعه ای از سوابق مربوط به این شخص تا قبل از ارتقا بایستی با جایگاه کارشناس فروش حفظ شود ولی از الان به بعد با عنوان مدیر تدارکات در ارتباطات مد نظر قرار گیرد.

حتی بارها این اتفاق افتاده است که یک شخصی قبلا مدیر فروش یک سازمان بوده است ولی الان مدیر فروش یک سازمان دیگر شده است ایا دانستن و داشتن سوابق قبلی این فرد و تجربه فروش ما در سازمان قبلی ، از فروش بهتر در سازمان جدید مفید نخواهد بود؟